Протокол зборів засновників: коли він потрібен і навіщо

Протокол зборів засновників: коли він потрібен і навіщо


Протокол зборів засновників необхідний, коли приймається рішення про створення комерційної або некомерційної організації. Як правило, його складають, коли учасників два і більше. Такий протокол зборів засновників, крім рішення про створення організації, може містити ще й затвердження оцінки матеріальних активів, що вкладаються у статутний капітал. Наприклад, обладнання, меблі, будівля, сировина, патенти тощо. Хоча він і не є установчим документом, складати його необхідно.


Надалі цей документ потрібен для управління організацією, коли будь-які питання виходять за межі повноважень її керівника. Вони (повноваження) визначаються статутом, положенням про директора, трудовим договором. Крім того, протокол зборів засновників необхідний і для призначення директора компанії. На початковому етапі функціонування організації існують якась тотожність двох понять. Зокрема, засновник і учасник - це одна особа. Надалі (при продажу часток) ця тотожність йде. Ось чому протокол зборів засновників після цього повинен називатися по-іншому.

Надалі учасники можуть приймати досить широкий спектр рішень. Всі вони, як правило, повинні заноситися в протокол ТОВ. Зокрема, це можуть питання, пов 'язані зі збільшенням статутного капіталу, розподілом прибутку, оплатою роботи директора організації, отриманням великого кредиту, затвердженням низки документів, що регулюють діяльність компанії, випуском облігацій, реорганізацією.

Форма протоколу зборів повинна містити кілька обов 'язкових реквізитів. Їх відсутність надалі може негативно позначитися на об 'єктивності оцінки ситуації при якихось розглядах. По-перше, заголовок документа, назва в ньому компанії має повністю відповідати статуту. Крім того, обов 'язково повинні бути номер і дата. Це особливо важливо у випадку, якщо одне рішення змінює положення іншого. Також потрібно вказати місце проведення зборів (місто або інший населений пункт).

Після заголовка зазвичай перераховуються присутні на заході учасники (засновники). Якщо це не вони особисто самі, а їхні представники, то необхідно зробити посилання на довіреність, написати її реквізити та дані нотаріуса. Також вказується Ф.І.О. секретаря (його посада в даній організації). Потім триває порядок денний зборів. Зазвичай її питання перераховуються за ступенем важливості.

Далі йде розпорядча частина протоколу. Число її розділів відповідає кількості питань у порядку денному. Кожен з них включає в себе опис того, хто виступив з основною доповіддю, за наявності доповнень (змін), вказується їх суть і Ф.І.О. запропонував їх. Потім наводяться дані по голосуванню учасників. Підсумком є рішення. Для однозначного тикування, воно має бути чітким, ясним і без витіюватих фраз. Протокол підписують всі присутні учасники (засновники), головуючий і секретар.