Як правильно розмовляти по телефону?

Як правильно розмовляти по телефону?


Ваш співрозмовник кинув трубку, обірвавши вас на півслові? Чи ви не змогли навіть подзвонити, щоб почати бесіду? Не біда. Уміння спілкуватися по телефону - навичка, якою сьогодні, на жаль, володіють небагато. Одні люблять порушувати норми етикету, користуючись тим, що співрозмовник їх не бачить, а на інших наводить жах одна тільки думка про те, що треба узяти трубку і набрати номер. Як правильно розмовляти по телефону? На цю тему і поговоримо детальніше.

Боязнь розмовляти по телефону

Спершу варто згадати про таку недугу, як боязнь телефонних розмов. З нею стикається багато хто. Особливо це стосується тих, хто в силу віку тільки починає свою трудову діяльність і не має уявлення про те, як спілкуватися по телефону, щоб бесіда або угода відбулася. Зрозуміло, що посиланнями листів на електронну пошту багато справ вирішити неможливо. Тому страх у будь-якому випадку треба побороти. Як це зробити? Як мінімум визначити його причину. На першому місці у тих, хто вимовляє фразу: "Я соромлюся розмовляти по телефону" головними аргументами є наступні:

  • відмова співрозмовника від спілкування;
  • страх того, що нагрубіянять;
  • боязнь того, що співрозмовник звинуватить в некомпетентності;
  • відповідальність при ділових розмовах.

Як правило, жодне з побоювань ніколи не збудеться. Навіть якщо співрозмовник обірве вас на півслові, образить і кине трубку, окрім почуття образи це нічого не принесе. А щоб побороти свій страх, досить запам'ятати, як правильно спілкуватися по телефону.

  • Усі важливі телефонні переговори, починаючи з призначення кому-небудь зустрічі, і закінчуючи записом до терапевта, слід здійснювати з ранку. Приблизно з 10 до 13 годин мозок активізує свою працездатність, а організм випромінює енергію. Перед розмовою необхідно заздалегідь підготувати усі документи і записи, які можуть знадобитися при спілкуванні із співрозмовником.
  • Набирайте номер уважно. Помилка може навести вас на хамського співрозмовника, після короткого спілкування, з яким бажання куди-небудь дзвонити пропаде як таке. Але нехай вас утішить те, що і випадковий співрозмовник теж не знає, як розмовляти по телефону.
  • Як тільки співрозмовник узяв трубку, представтеся, назвіть своє ім'я і прізвище, а також компанію, яку ви представляєте, або питання, яке вас цікавить. Потім слід уточнити, як звертатися до співрозмовника. Якщо по робочому телефону подзвонили вам, то у будь-якому випадку треба назвати компанію, ваше ім'я і прізвище, а потім поцікавитися з якою метою вам дзвонять.
  • Перш ніж перейти до основної розмови варто уточнити, чи зручно співрозмовникові з вами говорити. Можливо, через 15 хвилин у нього буде більше часу і інформації для пліднішої бесіди.
  • Умійте точно виражати свої думки. Мова має бути середнього темпу, чіткою і виразною. Для більшої зручності важливо перед дзвінком написати деякі тези і питання, які можуть знадобитися під час бесіди.
  • Прибирайте зі свого лексикону слова-паразити: "ну", "коротше", "типу", "це саме", "Як би" і тому подібне. Окрім засмічення діалогу ніякої користі вони не принесуть.
  • Пам'ятайте, що інтонацію сприймають набагато сильніше, ніж слова. Якщо ви спілкуватиметеся з посмішкою на обличчі, то і ваш співрозмовник відчує це. Але, ні в якому разі не можна розмовляти з набитим ротом, хрускотіти чіпсами в трубку або чаювати. Таке неповага до себе, людина на іншому кінці дроту навряд чи пробачить.
  • Не бійтеся говорити компліменти. Навіть якщо ви уперше чуєте людину, його серце розтоплять подібні фрази: "Дуже приємно познайомитися", "Рад вас чути", "Дякую за повну інформацію", "Сподіваюся на скору зустріч".
  • Не забувайте, що телефонна розмова - це діалог. І коли ваш співрозмовник починає говорити, його варто уважно вислухати. Перебивати і сперечатися - ознака поганого тону.

Якщо вас цікавить, як навчитися розмовляти по телефону так само, як і в житті, то відповідь досить проста. Треба постійно тренуватися. Ні, не треба при цьому дзвонити усім підряд і про щось спілкуватися. Досить просто працювати над своєю мовою, робити її упевненішою і чіткішою. Тоді при будь-якій розмові вам не складе труднощів грамотно і чітко порозумітися із співрозмовником.

Знання того, як треба розмовляти по телефону дозволить скоротити робочий час до 25%. Головне пам'ятати, що враження про людину формується з першої секунди розмови. Навіть якщо співрозмовник вас не бачить, він надовго запам'ятає ваше спілкування, якщо воно відбудеться з дотриманням усіх правил телефонної розмови.