Як не витрачати час даремно? Поради, які працюють

Як не витрачати час даремно? Поради, які працюють


Експерти стверджують, якщо у вас немає часу навіть на щось важливе, можливо, воно є не таким вже й значущим для вас. У пошуку вільного часу ви повинні поставити собі питання про пріоритети.

Як не витрачати час даремно?

Велика частина з нас робить щодня тисячу термінових справ, які насправді не такі вже й важливі. У інших є проблеми з плануванням і щоденною дисципліною. Є серед нас і ті, хто взагалі не замислювався про те, що насправді для нас важливо, адже це ключове питання в організації дня.

Вам потрібно відповісти собі на питання: чим я зайнята? Ця річ варта чи немає мого часу? Найголовніше - це визначити для себе, що ми хочемо мати вільний час. Тому що це найкраща мотивація для його пошуку. Вашими пріоритетами можуть бути, наприклад, проведення часу з сім'єю, більша кількість руху тощо. Однак, спочатку потрібно проаналізувати, на що ви витрачаєте час кожен день. Після роботи ви ходите по магазинах, займаєтеся пранням, нескінченно розвішуєте шорти і шкарпетки, готуєте їжу, пилососите... Якщо ваш день виглядає так само, то ви не зможете записатися на регулярні заняття спортом, у вашому плані занадто багато змінних: відвідування лікарів з дитиною, шкільні збори, ненормований робочий графік, навчання. Ви розумієте, що добре було б поїздити на велосипеді і побігати, тільки ось коли? Цим ми займемося пізніше, для початку знайдемо час.

Список речей для тижнів

Кожну добу дарують вам 1440 безкоштовних хвилин, і невикористані, на жаль, не переходять на наступний день. Дізнайтеся, куди вони діваються. Коли ви з'ясуєте, на що витрачаєте свій час, складіть список речей, які не будете робити.

Для початку добре було б протягом тижня поспостерігати за фактичним графіком дня. У цьому можуть допомогти різні програми на смартфоні, наприклад, Time Sheet. Кожні 15 хвилин лунає сигнал, і ми відзначаємо, чим займалися цей час.

За результатами такого експерименту, що проводиться в одній з компаній, продавці з подивом виявили, що присвячують безпосередньо продажам тільки 20% дня, хоча їм здавалося, що на це витрачається як мінімум третина часу перебування в офісі. Вони думали, що перевіряють повідомлення в пошті лише кілька хвилин, а це зайняло кілька відсотків робочого часу. Те ж саме і в інших професіях. Тому, якщо немає гострої необхідності, перевіряйте пошту двічі на день, не витрачайте час на перемикання між завданнями. Для порівняння: перевірка пошти кожні півгодини обертається майже півтора годинами на день, витраченими на читання, відповіді, вивчення інформації. А крім пошти напевно є ще кілька порталів, на які ви обов'язково зазирнете. До цього також слід додати час, який ви витрачаєте на концентрацію, потрібну, щоб повернутися до раніше виконуваної задачі.

Дослідження Microsoft показують, що кожен п'ятий європеєць використовує інтернет більше трьох годин на день. Ще більше ми втрачаємо на телебаченні. За даними компанії Nielsen Audience Measurement, це в середньому чотири години на день. До них напевно ще слід додати час, проведений в машині між будинком, школою і роботою, на що щодня витрачається близько півтори години.

Як може виглядати ваш список речей для неподілення? Коментування і схвалення постів у соцмережах, нав'язлива перевірка електронної пошти. Те, що здавалося недосяжним, починає знаходити реальні обриси: ще не відомо як, але вже відомо, що можливо. Таким чином ви отримуєте цілу 1 годину на день. А зараз дізнайтеся, на що можна його витратити.

Метод генерала

Найголовніше, щоб важливим було дійсно найважливіше. Фраза, яка звучить як повна тавтологія, насправді є одним з основних принципів Стівена Кові. Щоб знайти щось важливе і відсіяти те, що тільки засмічує графік, він використовував стратегію, яку свого часу застосовував Дуайт Ейзенхауер, американський генерал, а згодом президент.

Матриця Ейзенхауера - це відправна точка для більшості тренерів, які займаються так званим управлінням собою в часі. Вони ділять всі справи на 4 категорії. Перші з них - це речі важливі і термінові (кризова ситуація), потім важливі і не термінові (планування, пошук нових рішень, відпочинок), не важливі і термінові (тривіальні, але термінові, наприклад, оплата рахунків за телефонні розмови) і не важливі і не термінові (так звані злодії часу: телебачення, інтернет, ігри, безглузде листування тощо)

Ось цих самих злодіїв часу потрібно усунути або обмежити. Питання не важливі і термінові - делегувати. Більшість з нас не знаходить часу для другої категорії - важливих і не термінових. Адже тут передбачений відпочинок, планування, обмірковування стратегії, турбота про себе. Постарайтеся щодня виділяти на все це хоча б годину. Цей час називається у тренерів «годиною сили», оскільки дозволяє захиститися від стресів і заощадити час у майбутньому. Справи важливі і не термінові - це як лікування зуба: може, і не потрібно розглядати їх негайно, але якщо їх ігнорувати, то вони найближчим часом опиняться в категорії важливих і термінових, оскільки перетворяться на кризу. Тоді займатися ними буде заходом трудомістким і дорогим.

Важливим і не терміновим є також час для сім'ї. Як змусити себе планувати спільні вихідні? Спробуйте закликати на допомогу скляні кульки. Легко порахувати, що людина, яка живе 75 років, переживає 3900 субот. Якщо вам 45 років і ви доживете до 75, вам залишилося близько 1500 субот. Купіть багато кульок і насипте їх у посудину, щосуботи кидайте 1 у смітник. Багато фахівців вважають, що не знають кращого способу уявити собі, що наш час дійсно серйозно скорочується.

5 речей, від яких варто відмовитися

  1. Якщо можете, вимкніть повідомлення про нові повідомлення. Відчуття перевтоми часто виникає через виконання тривіальних дій, пов'язаних, головним чином, з новими технологіями. Все починається з нервового ранку: ще до того, як зайнятися роботою, вхідні нагадують про перші пропущені повідомлення, а корпоративний чат дає підказку, що хтось вже чекає відповіді.
  2. Уникайте інформаційного перевантаження. Якщо є можливість, доручайте пошук документів іншим. Дослідження, проведені Fonality, показують, що в день ми втрачаємо близько 60 хвилин на пошук звітів, документів і т. п. Багаторазове читання листів забирає 39 хвилин. Чим вищі наші професійні позиції, тим гірше. Дослідження, проведені в 17 корпораціях, показали, що співробітники топ-менеджменту отримують до 30 тисяч листів на рік. А це означає, що для того, щоб відповісти на все, вони повинні витратити на тижні цілий день.
  3. Не ходіть на зібрання, коли це не потрібно. На непродуктивні зустрічі ми втрачаємо в середньому 33 хвилини, а це 16 годин на місяць. На суто формальних зустрічах витрачається даремно в середньому 15% часу.
  4. Не вмикайте вдома телевізор за звичкою, тільки щоб щось працювало. Введіть у звичку дивитися конкретні телепрограми і вимикайте, коли вони закінчаться.
  5. Не їжте перед телевізором або перед комп'ютером. З'ясувалося, що цей тип мультимедійних розваг справляє подвійний негативний ефект: збільшує час, проведений перед екраном, і сприяє переїданню.