Точність - ввічливість королів

Точність - ввічливість королів


Майже кожен з нас знає приказку Точність - ввічливість королів. Однак не всім відомо, що це всього лише частина приказки. Повністю це висловлювання звучить так: Точність - ввічливість королів і обов 'язок усіх добрих людей. Це висловлювання французького короля Людовіка XIV фактично послужило причиною бурхливого розвитку етикету в Європі. Відтоді в суспільстві пунктуальність, точність і вміле поводження зі своїм і чужим часом цінувалися дуже високо. 


У сучасному світі, коли ділові процеси і взаємини досягли піку в своєму розвитку і проходять на величезних швидкостях, тайм-менеджмент став одним з найважливіших бізнес-навичок. Що ж дає нам вміння керувати своїм часом? Багато досить впливових людей вважають, що час є найціннішим нематеріальним капіталом, який завжди знаходитися в дефіциті. У цей час дуже схоже на інший цінний людський ресурс - здоров 'я. Вони є найціннішим багатством і, в той же час, значною проблемою. Якщо людина не в змозі керувати власним часом, то вона не зможе керувати нічим і ніким іншим.

  

        

Нещодавно проведене опитування середіменеджерів транснаціональних корпорацій показало, що зі ста менеджерів:

  • Лише один має достатньо часу.
  • Десятьом потрібно на десять відсотків більше часу.
  • Сорока менеджерам потрібно двадцять п 'ять відсотків додаткового часу.
  • Іншим не вистачає п 'ятдесяти відсотків часу.

Цінність і справжнє значення часу можна зрозуміти, щиро і чесно відповівши на такі запитання:

  • Як Ви поводитеся зі своїм часом?
  • Чи вистачає Вам часу?
  • Що означає для Вас час?
  • Скільки часу у Вас залишилося?

Прямо зараз Ви зробили перший крок на шляху до ефективного управління своїм часом. Подумайте, яке питання справило на Вас найсильніше враження і чи задоволені Ви своїми відповідями.   

Як часто Ви дивуєтеся тому, що Ваш робочий день пройшов, а поставлені завдання так і не виконані повністю? Відчуваєте, як швидко біжать дні? Помічаєте, що нічого не встигаєте і дивіться, куди це так швидко пішов час? Додайте до цього щоденний стрес і навантаження і задумайтеся, чи не пора кардинально змінити цю ситуацію? Адже стати більш ефективним і працювати менше, а робити більше не таке вже й нездійсненне завдання.

Повністю контролювати свій час нам заважають так звані Поглиначі часу. Перш ніж приступити до рішучої боротьби з ними, необхідно ретельно їх вивчити і визначити, які з поглиначів часу найбільш яскраво проявляються особисто у Вас:

  • Недоліки кооперації або поділу праці.
  • Відсутність самодисципліни.
  • Нечітка постановка мети.
  • Спроба занадто багато зробити за один раз.
  • Надмірне читання.
  • Погане планування трудового дня.
  • Відсутність пріоритетів у справах.
  • Відсутність повного уявлення про майбутні завдання і шляхи їх вирішення.
  • Особиста неорганізованість, завалений письмовий стіл.
  • Кепська система інформації щодо проблем Вашої професійної діяльності.
  • Брак мотивації (байдуже ставлення до роботи).
  • Телефонні дзвінки, що відривають від справ.
  • Пошук записів, пам 'ятних записок, адрес, телефонних номерів.
  • Недостатній контроль за передорученими справами.
  • Незаплановані відвідувачі.
  • Занадто рідкісне делегування (передоручення) справ.
  • Нездатність сказати ні.
  • Поспіх, нетерпіння.
  • Неповна, запізніла інформація.
  • Тривалі очікування (наприклад, умовленої зустрічі).
  • Невміння довести справу до кінця.
  • Бажання знати всі факти.
  • Відволікання (шум).
  • Синдром відкладання.
  • Затяжні наради.
  • Надмірність ділових записів.
  • Недостатня підготовка до бесідів і обговорень.
  • Зайва комунікабельність.
  • Відсутність зв 'язку (комунікації) або неточний зворотній зв' язок
  • Балаканина на приватні теми.

         

Тепер, коли Ви уважно вивчили ці поглиначі часу, пора намітити план по боротьбі з ними. Для зручності радимо Вам заповнити таку таблицю

  • Мій поглинач часу
  • Причини, чому цей поглинач у моєму житті
  • Що я можу зробити [br/] для усунення цього поглинача

Ви напевно помітили, що багато з вищеописаних поглиначів часу так чи інакше пов 'язані з правилами ділового етикету і в їх усуненні слід не забувати про культуру ділового спілкування.

Особиста неорганізованість.

Цей поглинач не тільки забирає у Вас цінний час, але і ставить під удар Вашу репутацію і відносини з клієнтами, колегами і партнерами. Адже неохайна організація робочого місця, розкидані по столу документи та особисті речі, неможливість швидко знайти потрібний документ і багато іншого свідчать про Вашу безвідповідальність і легковажність. Добре відомо, що ідеальний порядок на столі, в портфелі, підготовлені ділові папери перед призначеною зустріччю свідчать про повагу до партнера, сприяють налагодженню контакту і створенню клімату довіри. Тому гарненько задумайтеся про те, як Ваші якості будуть говорити оточуючим про Ваш професіоналізм і діловий успіх.

Телефонні дзвінки, що відривають від справ.

 Багато хто бував у такій ситуації, коли під час відповідальної розмови, ділових переговорів або важливих зустрічей раптово лунає телефонний дзвінок, причому в найбільш невідповідний момент. Як же діяти в таких ситуаціях? Неписане правило ділового етикету свідчить, що під час бізнес-переговорів телефон необхідно відключати. Якщо ж специфіка Вашої роботи включає ситуації, коли Ви особисто спілкуєтеся з партнером і, в той же час, Вам дуже часто телефонують, намагайтеся дотримуватися наступних порад:

  • Вибачтеся перед партнером, зніміть телефонну трубку і тільки в самому крайньому випадку, проведіть ділову бесіду по телефону, причому, гранично коротко.
  • Вибачте перед партнером, зніміть телефонну трубку, поясніть, чому Ви не можете поговорити зараз, запишіть телефон дзвонячого і передзвоните самі, коли закінчите особисту бесіду.
  • Вибачтеся перед партнером, зніміть трубку і попросіть того, хто дзвонить, почекати біля телефону, пояснивши ситуацію. Обов 'язково скажіть, скільки хвилин доведеться чекати, і запитайте, чи є у того, хто дзвонить така можливість.
  • Вибачтеся перед партнером, зніміть телефонну трубку і попросіть дзвонячого передзвонити пізніше, пояснивши ситуацію. Обов 'язково скажіть, через скільки часу Ви будете готові говорити.

Нарешті, варто мати на увазі, що діловий партнер буде відчувати свої значимість і Ваше шанобливе ставлення до нього, якщо Ви не станете переривати Вашу бесіду телефонними розмовами.

Затяжні наради.

  Цей поглинач часу є дуже поширеною проблемою в сучасних організаціях. За даними соціологічного опитування американські менеджери вважають, що лише п 'ятнадцять відсотків нарад мали дійсну користь. Найчастіше сучасні наради затягуються на кілька годин, в результаті чого співробітники піддаються сильному стресу, конфліктують і не можуть прийняти конструктивне рішення.

 Для проведення ефективних нарад і прийняття раціональних бізнес-рішень необхідно чітко ставити цілі, розподіляти ролі учасників, затвердити чіткий регламент і стимулювати співробітників до плідної спільної роботи. Тільки ретельно спланована і підготовлена нарада може дати необхідний результат.

Нечітка постановка мети.

Якщо людина на ставить перед собою чітку мету і сподівається на авось, то ймовірність успіху в будь-яких її справах буде різко прагнути до нуля. Від неорганізованості людини, яка не продумує свою мету, страждають також його партнери - адже вони, як і людина, яка не зволила продумати мету, втрачають дорогоцінний час. А час, як говоритися, це гроші.

Тривалі очікування.

У німців є чудова приказка: Того, хто запізнюється, карає життя. Запізнюватися - значить, не поважати своїх партнерів. Запізнюючись, люди крадуть чужий час, який їхні колеги і партнери могли б витратити з користю для справи. Зазіхаючи на чужий час, ми не зможемо зміцнити свою репутацію і створити позитивний імідж.

Балаканина на часті теми.

Бесіди про особисте життя і балачки на такі важливі теми як політика, спорт або мистецтво є нормальною практикою в багатьох компаніях світу. Однак, надмірне захоплення цим заняттям забирає час як співробітників, так і самої компанії. Обговорення вчорашнього футбольного матчу може затягнутися на кілька десятків хвилин, порушивши тим самим важливі справи. Обговорювати питання, не пов 'язані з роботою слід під час обідньої перерви.          

Для тотального контролю над своїм часом і побудови моста до особистих і професійних успіхів необхідно виробити в собі особисті підходи до управління часом. Звичайно, слід при цьому враховувати специфіку Вашого ділового середовища, особисті біоритми та особливості професійної діяльності. Також радимо Вам звернути увагу на такі рекомендації з управління часом:

   

      Правила початку дня

  • Перевірте план дня.
  • Вранці займіться важливими і складними завданнями.
  • Починайте день з позитивним настроєм.
  • Вирішивши відносно просту задачу, створіть собі гарний настрій.
  • Починайте роботу по можливості в один і той же час.

Правила, що стосуються ходу дня

  • Раціонально завершуйте розпочате.
  • Відхиляйте невідкладні проблеми.
  • Фіксуйте терміни виконання завдань.
  • Уникайте дій, що викликають зворотну реакцію.
  • Контролюйте час і плани.
  • Резервуйте для себе спокійний час (id:276 година) для важливих, але не термінових справ.
  • Між серйозними справами робіть паузи.
  • Невеликі однорідні завдання виконуйте серіями.
  • Уникайте незапланованих імпульсивних дій.
  • Своєчасно робіть паузи і дотримуйтесь розміреного темпу роботи.

    Правила завершення робочого дня

  • Складайте план наступного дня.
  • Здійснюйте контроль результатів і самоконтроль.
  • Завершуйте нероблене.
  • Вирушайте додому з гарним настроєм: для цього визначте найважливішу позитивну подію дня.

Поводьтеся зі своїм часом як зі своїм здоров ям. Бережіть цей цінний ресурс і поважайте час Ваших колег, друзів і партнерів. Робіть так, щоб не час проходив повз Вас, а Ви проходили крізь час! І пам 'ятайте, що точність - ввічливість королів