Принципи організації часу

Принципи організації часу


У зв'язку з цим проблема гармонійної організації часу стає для багатьох дуже актуальною.


Тут представлені сім принципів гармонійної організації часу.

1. Визначення зон особистої відповідальності

Як зазначає фахівець з тайм менеджменту Д. Аллен, щоб навчитися ефективно організовувати час необхідно чітко уявляти, в чому саме полягає наша діяльність і які наші обов'язки (як по відношенню до самого себе, так і по відношенню до інших людей).

Наші поточні обов'язки і справи можна розподілити по зонах відповідальності. Це основні сфери, в яких ми хочемо досягти результатів або задовольнити поставлені вимоги (це можуть бути конкретні навчальні предмети, відносини з окремими людьми або з групою людей, окремі сторони нашої професійної діяльності та ін.).

Перерахування і запис усіх зон нашої відповідальності в справжній життєвій ситуації дозволяє нам зрадити хаотичному потоку щоденних справ певну структуру. Крім того, ми можемо в будь-який момент повернутися до складеного нами списку і впевнитися, що не забули про якийсь важливий для нас бік життя.

2. Використання зовнішніх засобів організації діяльності

Психологам давно відомо, що для організації складної діяльності, що складається з безлічі кроків, дуже ефективним є використання зовнішніх засобів: перед тим, як приступити до самої діяльності корисно створити якийсь об'єкт або стимул, що нагадує нам про дії, які нам необхідно здійснити і про їх послідовність.

Якщо зовнішній об'єкт буде нагадувати нам про дії, які нам необхідно виконати, у нас зникне необхідність турбуватися про те, що ми могли забути щось важливе.

Принцип включення в діяльність зовнішніх засобів може бути ефективно використаний і для організації виконання повсякденних справ. Такими засобами, що нагадують про завдання, які стоять перед нами, можуть бути: спеціальні комп'ютерні програми, складені нами списки справ, будильники, таймери, нагадувачі, плани вирішення певного завдання та ін.

Одним з найбільш поширених способів організації повсякденної діяльності є регулярне складання списку завдань на певний період часу. Складання таких списків допомагає нам більш ефективно справлятися з поточними обов'язками, не упускаючи нічого важливого.

Однак краще не просто записувати поточні справи і завдання, а організовувати їх у певну структуру. Спеціаліст з тайм-менджменту Стівен Кові пропонує класифікувати поточні завдання за двома ознаками: терміновість і важливість.

Така класифікація дозволяє виділити чотири типи завдань, що стоять перед нами:

1. Важливі і термінові завдання. Це завдання, які необхідно виконати в першу чергу.

2. Важливі, але нетермінові завдання. Це завдання, пов'язані з довгостроковими проектами, які не потребують негайного завершення. Однак, тим більше часу ми приділяємо важливим, але несрочним справам, тим менше у нас з'являється термінових справ, які вимагають негайного виконання.

3. Неважливі, але термінові завдання. Це завдання, які необхідно виконувати в строк, для того, щоб вивільнити час і сили для важливих завдань.

4. Неважливі і нетермінові завдання. Це те, що забирає наш час, і заважає нам ефективно працювати.

3. Поведінка, визначена нашим внутрішнім наміром

Згідно з психологічними дослідженнями, наша поведінка може бути пов'язана як з дією зовнішніх об'єктів або обставин, так і з нашим власним внутрішнім наміром.

У першому випадку ми реагуємо на щось, що з'являється в полі нашої уваги з - поза (на вчинки і слова оточуючих людей, на помічений об'єкт, що пред'являється до нас з боку суспільства вимога та ін.), а в другому випадку ми виходимо з нашої власної, внутрішньої мети.

Ці два види поведінки можна описати за допомогою наступної метафори: покупець у великому супермаркеті може або цілеспрямовано шукати потрібну йому річ, або ходити по магазину, досліджуючи виставлені на продаж товари, але не маючи певної мети.

Ці способи поведінки є взаємозалежними: тим краще ми усвідомлюємо наші власні бажання, цілі та пріоритети, тим меншою мірою ми схильні до впливу зовнішніх стимулів.

Вміння діяти виходячи з внутрішніх намірів, не піддаватися впливу відволікаючих факторів, необхідно для того, щоб ефективно працювати і домагатися власних цілей.

4. Завершення розпочатих справ

У психології відомий так званий ефект незавершеної дії. Він полягає в тому, що ми відчуваємо потребу завершувати розпочату нами діяльність, а незавершені дії або наміри можуть викликати дискомфорт, напругу або тривогу. Тому якщо у нас накопичуються справи, завдання або ідеї, які ми не реалізуємо, відкладаємо на потім або забуваємо, то це негативно позначається на нашому внутрішньому стані в цілому.

У зв'язку з цим, важливою особливістю організованої людини є наполегливе прагнення до завершення всіх розпочатих справ і намірів у незалежності від зовнішніх обставин. Ця якість важлива для всіх областей життя: навчання, професійної діяльності, відносин з іншими людьми, хобі, здоров'я, побуту тощо.

5. Стан «тут і зараз»

Те, наскільки ефективно ми можемо працювати залежить від нашого внутрішнього емоційного стану. Найефективніше ми справляємося з поточними справами, коли ми перебуваємо в стані «тут і зараз». Цей стан характеризується повною включеністю зараз життя, зосередженістю на переживуваному досвіді, концентрацією уваги.

Подібний стан може відчувати людина яка знає, що сьогодні перший день відпустки, що у неї немає необхідності поспішати, і вона може повністю зануритися в те, що відбувається тут і зараз.

Зосередженість на справжньому моменті часу дозволяє звільнитися від тривоги за майбутнє, включитися в справжні справи і робити їх найбільш уважно і ефективно.

6. Планування діяльності виходячи з отриманого результату

Зазвичай люди планують вирішення поставленого перед ними завдання, виходячи з того, що вони знаходяться на самому початковому етапі своєї діяльності. Перебуваючи в цій початковій точці, вони визначають необхідні кроки для просування до необхідного результату. Такий підхід часто заважає подумки охопити процес вирішення завдання цілком, і в цьому випадку, реалізація розробленого плану часто наштовхується на непередбачені перешкоди і зупиняється.

Інший підхід до планування досягнення бажаної мети полягає в тому, щоб подумки перенестися в ситуацію бажаного майбутнього, в якому поставлена мета вже досягнута, і визначати необхідні кроки, виходячи зі сформованого образу бажаного результату. Це дозволяє підійти до вирішення поставленого завдання більш творчим чином і гнучко долати виникаючі перешкоди.

7. Творчий і усвідомлений підхід до виконання завдань

Людині властиво виконувати свою роботу звичним, загальноприйнятим чином. Влада звички над нами величезна. Пошук і розробка індивідуальних способів виконання роботи та відмова від прийнятих способів потребує окремого зусилля: перед тим, як приступити до виконання поставленого завдання необхідно визначити для себе оптимальний спосіб її виконання, що вимагає від нас менше часу і сил.

Однак усвідомлений і творчий підхід до своєї роботи дозволяє виконувати її набагато ефективніше і швидше, ніж якби ми виконували її звичним для нас чином.

Тим більш складною і творчою є наша робота, чим важливіше віддавати собі звіт в тому, яким чином ми її робимо і шукати способи зробити виконання цієї роботи більш швидким і ефективним.