Поглиначі часу

Поглиначі часу


Що допоможе вам досягти більш високих результатів в управлінні власним часом? Нижче представлено список «Ваші поглиначі часу». Його потрібно не тільки переглянути, а й уважно вивчити, щоб вибрати для себе особисто 5-7 найбільш сильних поглиначів часу, що впливають на вас.


Ваші поглиначі часу

1. Нечітка постановка мети
2. Відсутність пріоритетів у справах
3. Спроба занадто багато зробити за один раз
4. Відсутність повного уявлення про майбутні завдання і шляхи їх вирішення

5. Погане планування трудового дня
6. Особиста неорганізованість
7. Надмірне читання
8. Скверна система особистих записів
9. Індиферентне ставлення до роботи
10. Недоліки кооперації або розподілу праці
11. Телефонні дзвінки, що відривають від справ
12. Незаплановані відвідувачі
13. Нездатність сказати «ні»
14. Неповна інформація
15. Відсутність самодисципліни
16. Невміння довести справу до кінця
17. Відволікаюча обстановка
18. Затяжні наради
19. Поганий зв'язок
20. Балаканина на приватні теми
21. Зайва комунікабельність
22. Бажання знати все
23. Тривалі очікування
24. Занадто рідкісне делегування
25. Недостатній контроль за перепорученим
26. Розпорядок дня не пов'язаний з ритмом продуктивності

27. Часте відкладання справ
28. Відсутність прийомів роботи з кореспонденцією
29. Відволікаючі особисті справи
30. Відсутність сучасних допоміжних засобів

Вже те, що цей список попався вам на очі - корисна подія. Чим частіше ви будете повертатися до нього і проходити від початку до кінця, тим більше шансів, що поглиначі часу поступово почнуть відступати під вашим тиском. Якщо ж не звернути уваги, вони можуть зрости до неймовірних розмірів, що неодмінно призведе до серйозних проблем.

Як підвищити продуктивність власного часу

Як же можна поліпшити продуктивність власного часу?

Для початку потрібно взяти листочок паперу, виділити один вечір і перерахувати все те, що вам доводиться робити періодично. Всі види робіт, що вам доводиться робити. І не надто детально, гублячись у деталях і спогадах, а саме ті дії, які доводиться виконувати періодично. Після цього потрібно розділити все перераховане на три основні категорії.

Категорія А - необхідна діяльність. Це та діяльність, яка особливо пов'язана з мотивацією персоналу, з розвитком, з навчанням, з поліпшенням результативності.

Категорія Б - це бажана діяльність. Це та діяльність, яка має невеликий вплив на колектив і результати роботи, але її виконувати необхідно.

Категорія В - це небажана діяльність. Це та діяльність, яка дуже мало впливає на результати роботи.

Після того як список складено, необхідно використовувати підхід ППО. Він складається з трьох основ: передавати, виконувати і скасовувати. Прохання не плутати з іншим позначенням: Почекай Виконувати - Відмінять.

Передавати повноваження на виконання діяльності Б та В іншим працівникам відділу, адміністративному або іншому персоналу в компанії. Передача повноважень іншим підвищує відповідальність і створює мотивацію для працівників, а також вивільняє значний час керівника. Хороші провідники багато доручають виконувати іншим, а погані - намагаються все робити самі.

Виконувати види робіт категорії А ретельно, приділяючи цьому найбільший час. Виконувати види робіт категорії Б швидко, витрачаючи на це мало часу. Скласти план використання часу і виконувати його.

Скасовувати повністю деякі види діяльності В або робити їх не так часто. Слід поставити запитання: «Постраждав би бізнес, якби це взагалі ніхто не робив?»

Наприклад, керівник великої компанії один раз забув здати щомісячний звіт. Ніякої реакції не було, і тоді він вирішив представляти звіти тільки раз на два місяці - ніхто цього навіть не помітив, і так він робить вже багато років. Будьте господарем, а не рабом нікому не потрібних процедур. Частіше використовуйте кошик для паперів.

Подумайте, ви керуєте своїм часом, або час керує вами?

Делегування повноважень

Закликаючи вас до того, щоб частіше передавати повноваження на виконання діяльності «Б» і «В» іншим, буде правильно, якщо зупинимося трохи докладніше на тому, як краще це робити. Передача повноважень іншими словами називається делегування. Воно включає в себе:

* Передачу завдання, владі, відповідальності.
* Постановку мети перед кимось і одночасно надання йому засобів її досягнення та відповідальності за якість результатів.

А тепер підкреслимо, чим делегування не є:

* Розкиданням «пожежних завдань», тому що воно є основою для тривалого розподілу обов'язків у системі управління.

* Способом позбавлення керуючого від зайвої роботи.

* Спосіб нав'язування додаткової роботи керованим.

Правила делегування повноважень

Делегування повноважень повністю виправдає очікування щодо підвищення ефективності процесу управління, якщо керівник буде знати і користуватися наступними правилами.

1. Чітко визначати рівень виконання і необхідні дії

2. Визначати час звітування про результати
3. Інформувати колектив, на який поширюється делегована влада

4. Забезпечувати підлеглого необхідною інформацією

5. Оцінювати терміни та методи досягнення результату
6. Делегувати послідовно, а не лише нудні або зривні завдання

7. Надавати підлеглим можливість для вибору делегованих завдань.

Крім правил, існують також кілька принципово різних схем делегування повноважень.

А. Повне делегування. Підлеглий виконує роботу і несе відповідальність за неї. Керівник не втягнутий в роботу.

Б. Обмежене делегування. Підлеглий виконує роботу і спільно з керівником несе відповідальність за неї.

В. Нульове делегування. Підлеглий виконує роботу, але відповідальність за неї несе керівник.

Г. Делегування навпаки. Підлеглий перекладає роботу на керівника.

Вибір схем і форм залежить від особистості конкретного співробітника, а також від специфіки делегованих повноважень.