Планування часу

Планування часу


Практика показує, що більшість людей, які виконали цей нескладний аналіз, приходять в жах від отриманих результатів. Ті, хто відчуває постійний цейтнот, раптом виявляють, що десята частина їхнього дорогоцінного часу йде на перекури, а половина - на марні розмови. В результаті продуктивна діяльність займає лише 20-30% робочого часу.


Зрозуміло, такий стан справ - досить серйозний привід переглянути стиль роботи. Однак методичний розрахунок часових витрат - лише малий крок на шляху до грамотного тайм-менеджменту. Щоб навчитися планувати час, можна, звичайно, відправитися на курси тайм-менеджменту. Правда, це не дешеве задоволення.

Дводенне навчання на пристойних курсах коштує від 200 доларів США. За ці гроші вам розкажуть, наприклад, про те, що непогано вести картотеку, де справи повинні бути класифіковані за ступенем важливості. Або про те, як правильно користуватися органайзером (попутно з'ясується, що це - ціла наука).

Однак ви можете впоратися зі своїми проблемами самостійно - без жодних курсів. У цьому, до речі, вам допоможуть і численні видання, присвячені питанням планування. З них ви почерпнете інформацію про те, як організовувати свій час, складати річний план, розбивати його на місячний, тижневий і щоденний. Серед книг з планування є і наукова, популярна і навіть художня.

На що має йти робочий час? Відповідь на це питання залежить від того, які справи ви вважаєте пріоритетними. Західні фахівці з тайм-менеджменту дають лише приблизні рекомендації. Так, 60% робочого часу має йти на переговори з клієнтами або партнерами. Таким чином - 3/5 часу рекомендується приділяти так званій запланованій активності. З них не більше 15% відводиться на телефонні переговори. Решта 40% розподіляються наступним чином: 20% часу повинна займати спонтанна активність (самостійна аналітична робота, управлінська діяльність тощо), і 20% - непередбачена активність, у тому числі втрати часу на дорогу, очікування в приймальні тощо.

Є й більш конкретні вказівки. Ділові переговори займають, як правило, годину. Якщо переговори не приносять результату через 40 хвилин після їх початку, їх треба терміново перервати. Дзвінок по телефону інформативного характеру повинен забирати три хвилини, якщо ви хочете вирішити важливе питання - п'ять хвилин, а якщо телефонні переговори носять дискусійний характер - не більше 20 хвилин.

Ранок вечора мудріший

Як же досягти того, щоб ваш робочий час планувався відповідно до сучасних підходів? Тут існує кілька рекомендацій.

Перш за все, варто обзавестися однією корисною звичкою. Спробуйте щовечора приділити кілька хвилин тому, щоб записати всі справи, заплановані на завтра. При цьому фіксуйте у вашому плані результати і цілі, а не відволікані дії. Наприклад: «узгодити тарифи з Івановим», а не «зателефонувати Іванову».

Потім пронумеруйте намічені справи в порядку важливості. Не бійтеся здатися наївним - безліч успішних людей користуються цією і тільки цією системою для управління власним часом. Приділіть увагу тому, щоб вдумливо і обґрунтовано виділити пріоритети. Для цього ми радимо вдатися до наступної нескладної методики.

Накресліть на аркуші паперу дві перпендикулярні лінії так, щоб вони розділили аркуш на чотири квадрати. У перший занесіть важливі і термінові справи, у другий - важливі, але нетермінові, в третій - неважливі, але термінові, в четвертий - неважливі і нетермінові. Коли пріоритети розставлені, визначте, скільки часу має відняти у вас кожна конкретна справа, після чого просумуйте загальний час, який ви запланували витратити.

Якщо ви виявите, що зарезервували більше 60% свого часу, слід безжально скоротити список. При цьому враховуйте власну нумерацію найбільш значущих справ і реальну дійсність. Не плануйте неможливого. Продумайте, які із запланованих справ можна передоручити, а які вимагають скорочення відпущеного часу.

Важливі і термінові справи робіть самі, важливі і несрочні довірте заступникам, терміновими і неважливими нехай займеться ваш секретар, а неважливі і нетривалі відкиньте зовсім або відкладіть до кращих часів. Звичайно, секретар і підлеглі є далеко не у всіх, але задуматися над тим, як оптимізувати роботу і розподілити обов'язки все одно необхідно. Зрештою, саме планування допомагає багатьом з розряду підлеглих перейти в розряд керівників.

Якщо ця нескладна процедура виконується вами день у день, то крім поточного планування необхідно приділити небагато часу аналізу попередніх результатів. Проаналізувавши записи, ви напевно виявите, що деякі справи перетікають з одного плану в інший, так і залишаючись на папері. Спробуйте зрозуміти, чому це відбувається, не забуваючи при цьому просте правило: якщо на якусь справу у вас постійно не вистачає часу, швидше за все, воно для вас не так вже й важливо.

Можливо, у наших читачів виникне питання, чи варто взагалі витрачати час на складання подібних списків. До того ж, який сенс робити це не вдень, на роботі, а ввечері і до того ж вдома. Справа в тому, що фахівці радять приділяти увагу плануванню саме ввечері, незадовго до сну. Виявляється, в цьому випадку вам вдасться задіяти свою підсвідомість.

Під час сну ви несвідомо будете працювати над тим, щоб вирішити свої проблеми і домогтися поставлених цілей. Але щоб підсвідомість запрацювала, необхідна відправна точка. І ця точка - складений вами список. Відомо, що вирішення навіть найскладніших завдань часто приходить до людини саме уві сні. Тому, склавши ввечері стратегічний план, ви можете прокинутися зі свіжими думками про те, як реалізувати його найкращим чином. Якщо ви зважилися на складання плану, спробуйте оцінити, наскільки вам вдалося впоратися із завданням.

Характеристики якісно складеного плану

Якісно складений план має специфічні характеристики, що відрізняють його від менш якісного продукту інтелектуальної праці. Спробуйте оцінити складений вами план за наступними критеріями. Ви повинні:

Задати мету.
Чітко виділити етапи роботи.
Визначити результат кожного етапу.
Прорахувати час, необхідний для реалізації кожного з виділених етапів.

Проаналізувати паралельні та послідовні робочі процеси. Якщо частина процесів може реалізовуватися паралельно, слід скласти мережевий графік.

Визначити необхідні ресурси для кожного з етапів і скласти їх повний список.

Створити план забезпечення відсутніми ресурсами.
Вказати всіх залучених осіб і передбачити, скільки часу їм слід приділити.

Проаналізувати потенційні бар'єри і намітити способи їх подолання.

Передбачити альтернативні елементи плану в неясних і проблемних точках.