Як повинна працювати "добросовісна" система управління "

Як повинна працювати "добросовісна" система управління "


Управління будь-яким бізнесом має бути спрямоване передусім на підтримку його основної системної властивості — здібності випускати продукт (товар, послугу), причому робити це ефективно. Досягатися при цьому повинні не лише фінансова віддача, але і якісні цілі.

Систем у навколишньому світі дуже багато. Вони дуже різні: від простих, типу будиночка з пластмасових кубиків, до складних природних систем і людського суспільства. Підприємство як система займає проміжне положення між цими полюсами. Які виведення з цього виходять?

По-перше, величезне значення має походження системи вона може виникнути і розвиватися самостійно. В цьому випадку її називають еволюційною, а може бути створена штучно — такі системи називаються креационними (штучно створеними).

Еволюційні системи відрізняються від креационних відсутністю мети і наявністю макрорівня. Що це означає? Еволюційна система виникає сама собою, розвивається під впливом властивих їй закономірностей, а тому не має видимих спільних для усіх її елементів цілей.

Правильніше було б сказати, що якби еволюційна система могла свою мету сформулювати, то вона б полягала в розвитку самої системи. Жити і рости — ось її мета. Як і куди — вже не так важливо. Стійкість, живучість — умови досягнення мети.

Форма існування і розвитку має на цьому фоні другорядне значення, тому при зміні умов легко і швидко міняється. За рахунок виняткової гнучкості еволюційна система зростає до таких розмірів, що окремий елемент перестає мати значення для системи в цілому.

Це і називається переходом на макрорівень. Макросистеми не лише складні, але і вражаюче різноманітні — гнучкість плюс мінливість умов розвитку приводять до феноменальної різноманітності живої природи або людських характерів.

Але звідси витікає одне слідство: еволюційні системи дуже погано управляються. Чому? Якщо ви хочете управляти деякою системою, то вам треба знаходитися на рівні цієї системи або навіть вище.

Система, що управляє, може керувати керованою, якщо вона різноманітніша за свою "підопічну". Підприємство у нас — система відносно проста, штучна, а керівник їм людина — система еволюційна, складна.

При найближчому розгляді стає ясно, що "еволюційна" і "штучна" системи — це два полюси однієї шкали, і підприємство на ній займає проміжне положення. Причини "проміжності" прості:

  • Елементами штучної системи "підприємство", яке зобов'язане досягати поставленої перед ним мети, являються, у тому числі, і люди — системи і самі по собі еволюційні, такі, що мають власні цілі і перебувають під впливом інших еволюційних, значно складніших систем — ринку і суспільства. Вже з цієї причини навіть просте підприємство не не може бути ідеальне керованим. Ця сторона справи настільки важлива, що йому присвячена ціла наукова дисципліна — менеджмент. Для нас же важливо, що ці "еволюційні системи" повинні заздалегідь дати свою згоду на спрощення, на "роботу за правилами" і погоджувати свої цілі.
  • Розростаючись, підприємство все більше нагадує еволюційну систему: воно втрачає уявлення про своє призначення і починає розглядати в якості мети власне виживання або комфорт. Плюс до цього підприємство стає занадто великим і занадто складним для управління: багато елементів, а зв'язків між ними ще більше. Між тим людина-керівник у своїй здатності управляти обмежений об'ємом свого, людського, уваги, т. е. у кращому разі сімома (плюс-мінус два) об'єктами.

Функції "добросовісної" системи управління

Управляти підприємством — це означає впливати на нього так, щоб воно досягало поставленої перед ним мети в мінливих умовах зовнішнього середовища, причому без принципової втрати стійкості. Зазвичай мета підприємства, яка поставлена перед ним його власником, полягає або в отриманні певного прибутку, або в захопленні певної частки ринку.

Означає управління повинно полягати в тому, щоб, зберігаючи стійкість одних показників діяльності (продуктивності праці, торгової націнки, фондовіддачі і багатьох інших), домагатися зростання інших: об'ємів реалізації, активів, прибули.

Для керівника життєво важливо знати, що відноситься до цих ключових показників і які їх бажані і мінімально допустимі значення. Досягнення мети можливе різними способами, а стійкість бізнесу припускає уміння маневрувати.

Які ж функції повинна виконувати справжня, "добросовісна" система управління підприємством? Є п'ять відносно незалежних і тісно пов'язаних один з одним функцій управління

  • ухвалення рішення;
  • організація;
  • регулювання, або контроль згори;
  • облік;
  • зворотний зв'язок (контроль знизу).

Управління починається з моменту ухвалення рішення, коли відбувається вибір з наявних можливостей. Оскільки найскладнішим елементом підприємства як системи являється людина, то "начальник стає менеджером, коли уперше звільняє працівника".

Ухвалення рішення — це ще тільки початок. Саме по собі воно виконуватися не буде. Часто керований об'єкт настільки складений, що з єдиного центру забезпечити його задану поведінку практично неможливо. Тому після ухвалення рішення завданням керівника стає правильне розділення єдиної справи між своїми заступниками.

Зазвичай критерієм первинного "розділення єдиної справи" виступають функції, здійснювані на підприємстві постачання, виробництво, реалізація. Відповідальність за функціональні сфери ділиться між менеджерами, і виникає ієрархічна структура управління.

Створення доцільних структур усередині підприємства — необхідне, але недостатня умова управління. Тому що "керований об'єкт" (підрозділ підприємства, його окремі співробітники) не завжди виконує вказівки керівництва з ідеальною точністю. Більше того, потреба в управлінні якраз і виникає із-за відхилення реальності від бажаних параметрів, яке буває треба ліквідовувати.

Залишається ще одна деталь, яка дозволяє виявляти відхилення показників підприємства, коригувати тільки їх або діяльність підприємства в цілому і т. д. Цією деталлю є зворотний зв'язок.

На підприємствах відношення до зворотного зв'язку парадоксально: з одного боку, передбачається, що цей зв'язок є. В той же час в переважній більшості випадків "права рука не знає, що робить ліва". Зворотний зв'язок підміняють обліком, і те не завжди грамотним.

Після виконання запланованих дії менеджерові необхідно зрозуміти: наскільки добре вони виконані; як вони ведуть до поставлених цілей? Отримання інформації про це розпочинається з обліку — збору даних про того, що відбувається. Далі слідує аналіз зібраної інформації, прийнято рішення — як поступати далі, і коригування діяльності, якщо виявлені відхилення, що не влаштовують управлінця, в діях підлеглих. Тому одного обліку для організації зворотного зв'язку недостатньо.

Ще частіше зворотний зв'язок підміняють поняттям контролю перевірка виконання прийнятих рішень, заохочення, заборони і санкції, що забезпечують дотримання встановлених норм, і т. п. Але застосування санкцій і зворотний зв'язок — не одне і те ж. Ніякі санкції не дозволять нам скоректувати правила, які увійшли до протиріччя з умовами діяльності, що змінилися. Санкціями не зміниш стратегію або, тим більше, місію підприємства. Гірше за те, продовжувати наполягати на дотриманні правил або реалізації стратегії — означає посилювати ситуацію.

По-перше, для ефективної дії на керівництво "знизу" необхідно створити на підприємстві таку обстановку і такі процедури, які спонукали 6и співробітників до певної поведінки.

По-друге, потрібно узгодження інтересів підрозділів і окремих співробітників підприємства, а також об'єднання їх дій. Хороший керівник відрізняється від поганого саме тим, що здатний впродовж досить тривалого періоду часу погоджувати суперечливі інтереси різних елементів підприємства

  • власників, мета яких — максимальна віддача на вкладений капітал або максимальна вартість компанії, тобто найбільш інтенсивне використання ресурсів;
  • працівників, мета яких — максимальний особистий добробут, причому в найближчій перспективі, що суперечить вимогам віддачі;
  • самого бізнесу, що потребує інновацій, вкладення в які ущемляють інтереси і власників, і працівників — принаймні, на етапі запуску;
  • управлінців, яким потрібні резерви для управлінського маневру, що суперечить вимогам про інтенсивне використання ресурсів і т. д.

Організація, що живе виключно сьогоднішнім днем, без образу майбутнього, використовує реактивний тип управління. Основна його ідея зводиться до того, щоб встигнути відреагувати на постійно виникаючі дії довкілля. Головне завдання організації у такому разі — накопити якомога більше ресурсів до виникнення несприятливих обставин. Отже, не фірма управляє обставинами, а обставини — фірмою. У такої організації немає майбутнього.

Протилежний тип управління — активний. Він означає, що у організації є потреба не стільки знати минуле, скільки представляти майбутнє, тобто планувати його. Тоді організація може приймати рішення в сьогоденні. Таким чином, майбутнє починає управляти сьогоденням.

Головне завдання організації у такому разі — нарощувати величину ресурсів для свого розвитку, що дозволяє їй поступально йти вперед, випереджаючи інших. Коли у організації з'являється орієнтир у вигляді цілей, у неї виникає можливість задіяти ресурси, якими рясніє зовнішнє середовище. Значить, для організації з реактивним типом управління доступні тільки ресурси короткострокового, тактичного характеру, які зазвичай невеликі, а ресурси стратегічного характеру доступні тільки фірмам з активним типом управління.

Таким чином, майбутнє і попереджуючий зворотний зв'язок його з сьогоденням — це ресурс, який доступний або недоступний підприємству залежно від вибраного типу управління і в цьому сенсі є довгостроковою, стратегічною конкурентною перевагою.

Потрібні системні практичні знання по менеджменту? Тоді вивчите ці дисципліни.