Як планувати час, щоб все устигати

Як планувати час, щоб все устигати

Хороші звички властиві успішним людям. Одна з найкорисніших - ефективне планування часу. Кожній людині відома ситуація, коли день проходить в напруженій роботі, а результат не виправдовує очікувань. Більше того, виникає ще більша завантаженість і напруга.

Правильне планування з легкістю розв'яже цю проблему. Ви не лише зможете впоратися з усіма наміченими цілями і справами, але і збережете запас енергії і сил.

Принцип 70/30

Фахівцями давно доведено, що щохвилинне планування свого дня не приведе до очікуваних результатів. Неможливо прорахувати все аж до хвилини. У життя свій розклад, в якій завжди є місце несподіванкам і непередбаченим обставинам.

До того ж варто відмітити, що, якщо людина все ж спробує контролювати свій день по секундах, він поступово почне перетворюватися на робота, де немає місця повноцінному відпочинку і буденним радощам.

Який найоптимальніший вихід? Існує методика, що припускає планування 70% часу. Варто пам'ятати, що "ефект несподіванки" є присутнім в нашому житті щодня, тому решту 30% тримаєте про запас.

Думайте про завтрашній день

Якщо вписати цю звичку в щоденне життя, ваші справи помітно підуть вгору. Привчіть себе кожен вечір думати про справи, які належить дозволити вже завтра. При цьому фахівці радять візуалізувати намічені плани. Заведіть ежедневник, де ви зможете записувати те, що хочете реалізувати.

Розділіть свій записник на декілька стовпців. З лівого боку позначайте пріоритетні завдання, з правою - менш важливі справи, що не відрізняються великою терміновістю. У виняткових обставинах їх можна відкласти, але намагайтеся не відкладати в довгий ящик.

Впоралися з якоюсь справою? Не забудьте викреслити його зі списку. Це треба для того, щоб відчувався прогрес. Він заповнить ваші сили і надихатиме на подальші подвиги. Постійно убуваючий список завдань також служить підтвердженням того, що ви успішно справляєтеся з наміченим планом.

Психологи дають цікаву пораду. У кінці кожного дня записуйте в ежедневнике підбадьорюючі фрази, спонукаючі до дії. Вони не лише простимулюють наступного дня, але і дозволять не розслаблятися завчасно.

Велика частина доводиться на ранок

Важлива рада: постарайтеся дозволити велику частину своїх справ до обіду. Чому це працює? Варто вам побачити, що усі важливі і заплановані завдання успішно зроблені, ви відчуєте неймовірну легкість.

Проведіть обідню перерву з користю. У ці хвилини краще всього зробити дзвінки близьким людям, відповісти на пропущені виклики або сплатити комунальні послуги. На вечірній час залишається самий мінімум, особливо ті справи, які приносять задоволення і розслаблення.

Відпочинок під час роботи

Правила планування робочого часу мають на увазі не лише дії, але і відпочинок, який є обов'язковою умовою. У кожної людини є свої потреби в наявності і тривалість вільного часу. Проте фахівці з тайм-менеджменту стверджують, що краще всього зарекомендував себе такий метод: ви працюєте 50 хвилин, при цьому на відпочинок виділяєте 10. Спочатку можна присвячувати справам 45 хвилин, роблячи перерву на 15.

Як ефективніше використати час на відпочинок? Найкращим варіантом буде не короткочасний сон або соціальні мережі, а фізичні вправи. Якщо ваша робота пов'язана з комп'ютером, обов'язкова розминка для очей і шиї. Корисним зайняттям буде і легке перекушування, прибирання робочого місця, саморозвиток або необхідні телефонні дзвінки.

Реальні плани

У гонитві за досягненням щоденних завдань не варто вдаватися до крайнощів. Не беріть на себе нездійсненні об'єми робіт. В цьому випадку ви все одно не встигнете зробити все, що намічене, тим самим відчуватимете незадоволення у кінці дня. Розраховуйте свої сили і складайте раціональний список.

Тут варто відмітити важливий момент. Не плутайте плани з цілями, які можуть і мають бути важкоздійснюваними. Планування свого робочого часу для того і потрібне, щоб добитися їх в найкоротший і запланований термін.

Не слід працювати з ранку і до глибокої ночі. Краще розбийте свої цілі на декілька блоків, вирішуючи їх планомірно і стабільно. Цей продуктивний варіант ефективніший за хаотичні дії. Більше того, він допоможе зберегти енергію наприкінці дня.

Відмінним доповненням буде графа в списку, що вказує, на скільки відсотків виконаний план. Вона наочно покаже ваше зростання або, навпаки, занепад, скоректує подальші дії. Намагайтеся не лише виконати щоденний план, але і перевиконати його хоч би на малий відсоток. В результаті ви впораєтеся не лише із записаними в ежедневнике завданнями, але і додатковими справами. Вам приємно помічатиме свою продуктивність у вигляді 150%, 170% і так далі

Необхідна тиша

Багато людей навіть не помічають того, що працюють в неналежних умовах. Шум телевізора або радіо, голоси родичів і колег заважають сконцентруватися, тим самим знижуючи продуктивність. У результаті ви повні свіжих пліток і зайвої інформації.

Важливі і термінові справи вимагають надзвичайної зосередженості. Тому тиша повинна стати вашим вірним супутником. Тільки так ви зможете досягти найкращого результату.

Важливість порядку

Успішні люди славляться порядком як в думках, так і на робочому місці. Складно працювати за столом, на якому неможливо нічого знайти із-за плутанини і безладу в документах. Щодня виділяйте декілька хвилин на прибирання. Порядок зробить вас більше організованими і значно заощадить час.

Рекомендуємо викинути застарілі, даремні речі, які не принесуть ніякої користі. Це допоможе звільнити робочий стіл. Пам'ятайте, що кожна річ повинна мати своє місце. Канцелярські магазини у величезній кількості випускають набори і футляри для зберігання. Як тільки ви наведете лад, справи відразу підуть вгору.

Геть непотрібні речі

Бувають такі речі, від яких складно позбавитися. Ми умовляємо себе, що коли-небудь вони принесуть користь, але цей момент ніколи не настане. Більше того, вже давно доведено, що старі речі і предмети побуту повні негативної енергетики, хай і прибрані в далеку шафу або на антресоль.

Зверніть увагу не лише на свій робочий стіл, але і простір у будинку або офісі в цілому. Зберіться з силами і викинете усі даремні речі, які зберігаються на кращі часи. Одяг можна віддати в дитячі будинки або іншим нужденним людям. В результаті ви відчуєте легкість, що послужить поштовхом для подальшого розвитку і здійснення намічених справ.

Спосіб життя

Будь-який вид спорту, будь то художня гімнастика або плавання, повинен обов'язково числитися у вашому щоденному розкладі. Навіть звичайна зарядка підвищить ваш тонус, і ви здивуєтеся результатам, якщо займатиметеся вправами регулярно.

Також рекомендуємо відмовитися від шкідливих звичок. З часом здоров'я зміцниться, а об'єми виконаних робіт будуть рости.

5 важливих рад від Дена Кенеді

Хто такий Ден Кенеді і чому до нього варто прислухатися? Його по праву можна назвати успішною людиною, яка на своєму прикладі довела важливість часу. Зараз він мультимільйонер і автор книг, де розкриті секрети його багатства і статусу. Основні ради такі:

1.Увага на телефон. Безумовно, мобільні телефони і інші гаджети корисні в повсякденному житті. Але варто врахувати, що вони виступають не лише помічниками, але і прихованими ворогами. Якщо ви зайняті важливою справою, привчите себе ігнорувати дзвінки. Співрозмовник наполегливий? У разі, коли причина розмови не є терміновою, передзвоните чи в обідню перерву після роботи.

2.Обмежте ділові зустрічі. Деякі люди вважають, що безперервні ділові зустрічі приведуть до успіху. Це не зовсім так. Мільйонери усіма силами намагаються їх обмежити. Намагайтеся виконувати наступне:

  • Скоротіть кількість переговорів і зустрічей до самого мінімуму.
  • Пам'ятайте, що багато переговорів можна провести не лише особисто, але і видалено. В цьому випадку допомога зробить телефон, скайп і інші онлайн-застосування.
  • Говоріть відразу ж у справі і поставте обмежену кількість часу на зустріч. Формальні розмови про погоду вкрадуть дорогоцінні хвилини.
  • Активно користуйтеся делегацією повноважень, якщо є така можливість.

3.Пунктуальність. Ця риса дисциплінує вас і робить авторитетнішим в очах інших людей. Вимагайте від підлеглих своєчасного приходу на роботу. Не забувайте показувати приклад своєю персоною.

4.Любов до списків. Ден Кенеді підтверджує, що ведення ежедневника і складання списків просто потрібне. Щодня ми стикаємося з величезним потоком завдань, тому пам'ять може щось упустити.

5.Необхідність каталогів. Вам слід привчити себе зберігати важливі звіти або листи в хронологічному порядку, будь то тека на комп'ютері або роздрукований варіант. У разі потреби ви завжди зможете знайти необхідні документи.