Як користуватися факсом?

Як користуватися факсом?

Офісна техніка завжди викликає деякі утруднення у нових співробітників. Зокрема, така робота, як використання факсу може збити людину з пантелику. Хоча насправді все дуже просто. Адже управління цим складним пристроєм зведене до маніпуляцій всього декількома кнопками на панелі.

Факс — цей пристрій, за допомогою якого можна приймати і відправляти кольорові або чорно-білі друкарські повідомлення. Факс — пристрій багатофункціональний, і його можна настроїти на різні режими роботи. Наприклад, для прийому повідомлень в автоматичному, ручному режимі або в режимі автовідповідача.

Як правильно користуватися факсом, налаштованим на ручний режим?

Дати певні ради з налаштування режимів факсу досить складно, оскільки скільки моделей цих пристроїв, стільки і нюансів. Зверніться до інструкції факсу, щоб точно дізнатися, які кнопки варто натискати, щоб перевести МФУ (багатофункціональний пристрій) в режим ручного прийому факсів.

Після цього прийом повідомлень здійснюватиметься таким чином: дзвонить факс, ви знімаєте трубку, абонент вас повідомляє, що відправляє факс. Ви натискаєте кнопку "Старт" і чекаєте, поки з апарату з'явиться аркуш паперу. Дістаєте його, перевіряєте, чи все чітко віддрукувалося, прощаєтеся і кладете трубку на місце.

Щоб відправити факс, ви берете необхідний документ, вставляєте його в нижній лоток апарату, набираєте номер абонента. Коли він візьме трубку, представляєтеся і повідомляєте про те, що зараз прийде факс. Потім натискаєте кнопку "Старт". Не кладіть трубку. Поки факс йде, в трубці буде тиша. В цей час можна спокійно поспілкуватися з колегами на будь-які теми, абонент на тому кінці дроту вас все одно не почує. Як тільки факс пройшов, і в трубці пролунав характерний гудок, зв'язок між вами і абонентом знову відновлюється. Дайте людині хвилину, щоб він перевірив якість друку, і тільки після цього прощайтеся і кладіть трубку.

Як використати факс, налаштований на автоматичний прийом повідомлень?

Коли на факсі вибраний автоматичний режим, горить кнопка "Автовідповідь". Факс сам включається для прийому повідомлень, як тільки пройде певна кількість дзвінків. Тобто, якщо, наприклад, телефон дзвонить 10 разів, і ніхто із співробітників не знімає трубку, включається режим прийому факсимільних повідомлень. Число дзвінків задається вручну в меню "Параметри".

Використання факсу в режимі автовідповідача

Якщо ви дзвоните в якусь компанію у вихідні або в нічний час, коли співробітників немає на місці, то можете нерідко потрапити на автовідповідач. Він привітає вас і запропонує відправити факс після гудка. Подібна функція також задається в меню "Параметри" і є в усіх сучасних факсах.

Серед можливостей сучасних факсів також: відправка групових повідомлень, переадресація факсів, блокування небажаних повідомлень, функція швидкого набору, телефонна книга і багато що інше. Задати ті або інші параметри на багатьох факсах можна за допомогою всього 2-3 кнопок.

Різновидів факсимільних пристроїв сьогодні велика кількість. Творці факсів потурбувалися, щоб інтерфейс пристроїв був максимально спрощений. Тому у вас точно не виникне утруднень в плані, як правильно користуватися факсом. Придбавши пристрій, уважно вивчите інструкцію, де детально описані можливості цього факсу і параметри його налаштування.