Розставляння пріоритетів і успішне виконання справ

Розставляння пріоритетів і успішне виконання справ


Розставляння пріоритетів має два аспекти: важливість і терміновість. Розставляючи пріоритети, ви повинні відокремити терміновість від важливості. Запитайте себе, чи буде виконання цього завдання безпосередньо сприяти досягненню вашої мети. З будь-якою ж справою можна поступити лише одним з чотирьох способів: нехтувати їм, доручити його іншому співробітникові, перенести його на пізніший термін або втілити його в життя. Який варіант коли краще вибирати?


Розставляння пріоритетів має два головні аспекти: важливість і терміновість.

1. Важливість. Розглядайте різні групи завдань по черзі і співвідносите їх з вашою первинною метою — збільшенням прибутку, підвищенням задоволеності клієнтів або чимось ще. Запитайте себе, чи буде виконання цього завдання безпосередньо сприяти досягненню вашої мети. Помітьте кожну групу робочих завдань буквами А, Би або В, де "А" означає, що справа має велике значення для досягнення мети, а "В" вказує на те, що воно слабо пов'язане з вашою головною метою.

Якщо вам важко визначити міру важливості якої-небудь групи завдань, подумайте, що б сталося, якби ви просто

не виконали ці завдання. Як це відбилося б на роботі організації? Якщо це означало б зменшення прибутку, зростання витрат або, наприклад, погіршення іміджу фірми, то присвойте такій справі вищий рівень значущості ("А"). Якщо в довгостроковому періоді це навряд чи сильно на щось вплине, то помітьте цю справу буквою "В".

Замість того щоб встановлювати важливість сотень завдань, вам треба розглянути тільки з десяток категорій. Усі справи, які належать до цієї категорії, мають однаковий рівень значущості.

2. Терміновість. Термінові питання — це ті, які необхідно вирішити якнайшвидше. Розставляючи пріоритети, ви повинні

відокремити терміновість від важливості. Деякі справи заслуговують лише рівня значущості "В", оскільки не відносяться безпосередньо до вашої мети, але при цьому ви знаєте, що їм треба приділити увагу, і скоріше.

Виділіть групи термінових завдань особливо. Наприклад, організація переїзду в новий офіс може бути невідкладною справою, хоча і помічена буквою "В". Проте їм не слід приділяти надто багато часу (якщо тільки вони не являються одночасно ще і важливими справами). З цими завданнями потрібно просто скоріше обробитися, от і все.

А що коли якесь питання ви не вважаєте терміновим, а комусь він таким здається? Наприклад, один з ваших колег не може остаточно утрясти усі деталі майбутньої прес-конференції, поки ви не визначите дату її проведення. До цього заходу ще декілька тижнів, і ви не поспішаєте, але ваш колега нервує.

Якщо справа недовга, то, ймовірно, краще помітити його як термінове і задовольнити прохання співробітників. Але це може бути і не хвилинним питанням. Що тоді? У такому разі будьте об'єктивні. Чи обгрунтовані домагання вашого колеги? Наскільки важлива прес-конференція? Чи велике значення має конкретне число? Визначте, чи термінова ця справа як така, незалежно від того, яким воно представляється особисто вам або комусь ще.

Іноді так і хочеться першими в списку помістити найбільш приємні для вас справи, а ті робочі завдання, виконувати які вам не хочеться, відправити до самого кінця переліку. Не піддайтеся цій спокусі. Будьте безжально об'єктивні в оцінці важливості тих або інших справ. Інакше ви, самі того не усвідомлюючи, прийдете до того, з чого розпочали: маловажні завдання будуть виконані, а увесь стіл буде завалений купою термінових і важливих справ, з якими давно пора було б вже розібратися. Рано чи пізно, вам все одно доведеться цим займатися.

Розставляння пріоритетів

Тепер треба розставити усі групи завдань

порядку пріоритетності. Передусім необхідно буде взятися за справи по-справжньому

термінові, навіть якщо вони і не настільки важливі. Потім йдуть усі інші справи у порядку значущості:

  • Термінові і важливі.
  • Термінові.
  • Важливі (А).
  • Важливі (Б).
  • Важливі (В).

Навіть найменш значимі питання свого часу доведеться вирішити, тому що, кінець кінцем, вони стануть терміновими і тому перемістяться у верхню частину списку — якщо ви не стали займатися ними відразу ж.

Якщо в майбутньому ви хочете запобігти робочим перевантаженням, можете використати наступний спосіб: визначайте пріоритетність робочих завдань

відразу, як тільки вони виникають. Коли мова заходить про новий проект або новий напрям діяльності, приписуйте цим справам певний рівень значущості (А, Би або В) залежно від того, наскільки вони відповідають вашій меті.

Кожного тижня

розташовуйте у порядку значущості усі поточні справи на цей тиждень. Така система не лише нагадуватиме вам про те, які завдання є для вас ключовими і вимагаючими особливої уваги, але і гарантовано дозволить своєчасно звернути вашу увагу на ті малозначимі справи, які більше вже не можна відкладати на потім.

Коли ви відводите деякий час на вирішення термінових, але малозначимих питань, постарайтеся не допустити більшої витрати часу, чим це необхідно. Це не ті справи, якими потрібно займатися вдумливо і зосереджено. Головне — якнайшвидше з ними розправитися, щоб можна було приділити увагу дійсно важливій роботі.

Беремося за справу

З будь-якою справою можна поступити лише одним з чотирьох способів:

  • Нехтувати їм.
  • Доручити його іншому співробітникові.
  • Перенести його на пізніший термін.
  • Втілити його в життя.

Який варіант вибрати?

  • Нехтувати. Якщо ви сумніваєтеся в необхідності виконання цієї справи, просто не робіть його зараз Швидше за все, ніяких негативних наслідків це не викличе. Вчіться з першого погляду розпізнавати справи, електронні послання і службові записки, якими можна буде нехтувати.
  • Доручити іншому. Чи обов'язково цим питанням повинні займатися особисто ви? Якщо ні, то це означає, що завдання, незалежно від міри терміновості, можна делегувати.
  • Перенести на пізніший термін. Суть в наступному: якщо роботу повинні виконати особисто ви, але не обов'язково терміново, ви можете її відкласти. Єдине зауваження — це знову ж таки співвідношення часових рамок: не має сенсу, приміром, переносити десятиденну роботу на кінець цього тижня у світлі авралу, майбутнього наступного тижня.
  • Втілити в життя. Все, що не можна викреслити, доручити іншому або на якийсь час відкласти, доведеться робити самому. Проте на той час, коли ви дійдете до кінця цього сортувального процесу, стопка завдань, які вам необхідно втілити в життя особисто, значно скоротитися.

Послідовність роботи

Ось деякі рекомендації, які допоможуть вам скласти розклад подальшої роботи після того, як ви розділите усі справи на чотири категорії.

  • Передусім займіться дорученням термінових справ своїм співробітникам. Доручайте своїм підлеглим роботу навіть тоді, коли ви не переобтяжені і можете з нею впоратися самі. Завжди є важливіші речі, для яких варто звільнити час: планування, висунення нових ідей і так далі. Чим раніше ви доручите якусь справу своєму співробітникові, тим порядніше це буде по відношенню до нього, оскільки у нього буде досить часу на виконання завдання. Крім того, у такому разі вище вірогідність якісного виконання роботи.
  • Виділіть ті робочі завдання, які ви можете делегувати пізніше, коли ваші підлеглі вже впораються з роботою.
  • Потім відведіть час на невідкладні справи, з якими повинні впоратися особисто ви.
  • Подивіться, скільки всього груп завдань вам необхідно пропрацювати і скільки усього часу у вашому розпорядженні. Складіть графік відповідно до середньої кількості часу на одну групу. Так, якщо у вас є чотири години і вісім груп, ви можете в середньому приділити кожній групі півгодини.
  • Тепер ви можете дещо змінити час, спочатку відведений на кожну із справ. Припустимо, на підготовку до виставки, яка повинна відбутися наступного тижня, вам потрібний більший термін. Тоді збільште час на цю роботу, а на кожну з двох незначних груп робочих завдань виділите по п'ятнадцять хвилин.
  • Яким би не вийшов ваш кінцевий розклад, не відхиляйтеся від нього. Якщо ви устигаєте щось зробити навіть швидше, ніж було намічене, — чудово. Але не дозволяйте собі відставати від встановленого розпорядку.

Може здатися, що витрачати дорогоцінний час на складання розкладів безрозсудно. Проте це єдиний спосіб гарантувати, що ваш час вийде не раніше, ніж добіжить кінця уся робота, що навалилася на вас. Складання подібного розкладу може здатися вам трудомісткою роботою, але насправді це не так. Це займе у вас максимум п'ять хвилин. Трохи зусиль — і у вас є готовий план дій.