Практична методика ухвалення рішень в п'яти кроках

Практична методика ухвалення рішень в п'яти кроках


Як послідовно просуватися вперед з метою знайти правильне рішення і на що треба звертати увагу при кожному здійснюваному вами кроці? Людина може вчитися не лише на своїх помилках. Кожне рішення дає вам можливість удосконалити своє уміння приймати рішення.


Як послідовно просуватися вперед з метою знайти правильне рішення і на що треба звертати увагу при кожному здійснюваному вами кроці?

1. Постановка питання

Передусім ви повинні чітко визначити, що саме вам належить вирішити. Це, здавалося б, абсолютно природно, проте нерідкі випадки, коли питання формулюється не цілком ясно. При ухваленні групових рішень це може мати фатальні наслідки, оскільки ніхто з учасників точно не знає, про що йде мова.

Природно, в процесі пошуку рішення постановка питання може мінятися. Можливо, ви вже не раз стикалися з тим, що ваша проблема неточно визначена або питання некоректно сформульоване. У таких випадках необхідно змінити постановку проблеми або формулювання питання. У кожній фазі пошуку рішення вам потрібний максимально конкретний початковий пункт.

У якому напрямі рухатися? У багатьох випадках процес пошуку рішення ускладнюється тим, що не зовсім ясно, на якому рівні слід вирішувати проблему. Це може внести деякий безлад.

Загальне або приватне?

Неможливо визначити із самого початку, як краще сформулювати проблему — загальнішим або більше приватно. Обидва варіанти мають як слабкі, так і сильні сторони.

  • Чим загальнішим чином сформульована проблема, тим більше у вас альтернатив. Перевага: перед вами відкривається велика кількість можливостей. Недолік: процес пошуку рішення може стати досить обтяжливим.
  • При більше приватній постановці проблеми значно легше прийняти рішення, і його пошук займає менше часу. Приватна постановка проблеми конкретніша, тому питання легше сформулювати. Недолік: при певних обставинах можна випустити з уваги вдаліші альтернативи.

Якщо ваш час обмежено, то ви повинні конкретизувати формулювання питання. Проте при цьому переконаєтеся, що це не обмежує ваші можливості.

З'ясуйте, до якого часу потрібно прийняти рішення. Дуже важливим в процесі пошуку рішення є також наступне питання: скільки часу у вашому розпорядженні? Це повинно бути ясно із самого початку. Коли немає певного терміну, ви самі повинні встановити його. Часовий горизонт істотно впливає на те, як ви рухатиметеся далі. Якщо у вас немає часу, то не варто починати вирішувати глобальні питання.

2. Прояснення мети

При вирішенні будь-якого питання ми переслідуємо певну мету. Цілі можуть бути принципово різними у кожному конкретному випадку. Один хоче купити автомобіль, який економічний в експлуатації і в якому буде досить місця для дітей; інший шукає модель, яка добре відлагоджена і має відмінні ходові якості. У більшості випадків ми переслідуємо в один і той же час відразу декілька цілей, причому іноді ці цілі суперечать один одному. Для того, щоб прийняти вдале рішення, іноді буває досить просто зрозуміти ці цілі. "Приховані цілі" робитимуть на ваше рішення лише негативний вплив.

Як знайти свою мету? У багатьох випадках буває недостатньо просто записати свої цілі. Часто розпізнати справжню мету виявляється складніше, ніж ви припускали спочатку. Багато помилкових рішень було прийнято лише тому, що люди спочатку керувалися "несправжніми" цілями.

Відведіть час на те, щоб зрозуміти, які цілі грають роль при пошуку цього рішення. Виділити їх можна, наприклад, так:

  • Поганий настрій. — Що саме погано? Що вас турбує? Які ваші цілі?
  • Можливі проблеми в майбутньому. — Що вам погрожує? Що ви хочете запобігти? Від чого ви повинні захистити себе?
  • Звернення до важливіших цілей. — Якщо у вас є, наприклад, стратегічна мета (на роботі) або якась життєва мета, то спробуйте вивести з неї конкретну мету для вашого вирішення.
  • Передоручення. — Навіть таким цілям ви повинні приділяти увагу. Клієнт, замовник, начальник або партнер чекають чогось від вас. Що саме треба зробити? І до якого часу?
  • Цілі інших людей, які також торкаються вашого рішення. — Сім'я, співробітники, начальники, друзі, клієнти, фінансисти.

У багатьох випадках також рекомендується подумки намічати щось заздалегідь і потім просто зробити вибір. Наприклад, ви хочете купити новий комп'ютер. Ви можете вивчити характеристики певної моделі і на їх основі вирішити, підходить вам цей комп'ютер або ні, або ж переговорити з досвідченим користувачем, який зможе дати вам ділову раду.

Розділення головних і побічних цілей. Кожним рішенням ви переслідуєте якусь одну (а іноді і більше) важливу мету. Усі інші цілі є побічними. У зв'язку з цим ви повинні визначитися: по-перше, про що передусім йде мова; по-друге, що ще, окрім цього, треба взяти до уваги? Ви повинні при цьому з'ясувати для себе не лише

що саме, але і

наскільки важливо для вас. У таких випадках добре допомагає так званий аналіз практичної цінності.

Чи існують "критерії-вбивці"? У багатьох рішеннях важливу роль грають також так звані "критерії-вбивці", т. е. критерії, які обов'язково мають бути враховані, інакше рішення просто не матиме сенсу. Наприклад, той, у кого немає водійських прав, не замислюватиметься, чи варто відправитися у відпустку на машині. Проте "критерії-вбивці" не завжди бувають настільки "прозорі", як в даному випадку. Іноді, навпаки, вони настільки очевидні, що ми забуваємо про них. Виявити ці критерії дуже важливо. До числа "критеріїв-вбивць" відносяться також усі ті обставини, яких вам хотілося б уникнути.

Створіть систему цілей. Щоб створити ефективну систему цілей, ви повинні не лише оцінити важливість кожної з них, але і спробувати збудувати їх в порядку розумної ієрархії. Завдяки цьому ви зможете краще зрозуміти проблему і відокремити істотне від несуттєвого. Прогляньте ще раз доки не впорядкований список ваших цілей і перебудуйте його за допомогою наступної таблиці.

Контрольний список системи цілей

  • Чи перехрещуються якісь цілі? Або ж вони ведуть приблизно до одного і того ж? Усуньте всяке дублювання. Чітко розмежуйте ваші цілі
  • Чи можна об'єднати декілька цілей в одну мету?
  • Чи можете ви розділити якусь сформульовану загальним чином мету на конкретніші цілі? Таким чином ваша система цілей стане більше розгорнутою, що полегшить вам орієнтування в ній.
  • Чи є якісь цілі, безпосередньо пов'язані один з одним? Чи існує відношення "мета — засіб"? У такому разі вони ні за яких обставин не можуть бути розташовані на одному рівні! Цей пункт дуже важливий для створення ефективної системи цілей. Відношення "мета — засіб" зв'язує два елементи, які знаходяться на різних рівнях.
  • Чи відповідають усі цілі, яких ви хочете досягти, вашим вимогам? Якщо ні, то ви можете із спокійною совістю викреслити ті, що не відповідають вашим вимогам мети.
  • Якщо ви прагнете до мети А, щоб досягти мети (відношення "мета — засіб"), то повинні підпорядкувати мету А розташованій на більш високому рівні меті В. Крім того, необхідно подумати, що ще може бути потрібне для досягнення меті В. Включите це в систему цілей на тому ж рівні, що і мета А.
  • Чи існують цілі, які розташовані на одному рівні і легко можуть замінити один одного (відношення "або — або")? Ці цілі ви повинні об'єднати в одну категорію. Інакше виникне дублювання і/або ви приймете неправильне рішення.
  • Перевірте: чи доповнюють які-небудь дві мети один одного, інакше кажучи, чи мають вони сенс тільки разом? У такому разі також слід об'єднати їх в одну категорію

Наступний приклад описує ситуацію, в якій різні цілі безпосередньо залежать один від одного. Якщо головна мета виступатиме на одному рівні з іншими неврегульованими цілями, то справа втратить сенс.

Часто існують і такі рівнозначні цілі, які при необхідності можуть замінити один одного. Наприклад, ви вибираєте блюдо. Вам би хотілося з'їсти що-небудь солодке або солоне. Якби ви визначили солодке і солоне як одну мету, те рішення вийшло б "несмачним". А якби ви, навпаки, вибрали загальну категорію (наприклад, "гармонійний смак"), то змогли б просто порівняти два варіанти.

Припустимо, що ви терміново шукаєте досвідченого журналіста, що спеціалізується в певній області. Було б безрозсудно шукати по різних напрямах згідно з двома цілями/вимогам: "знання предмета" і "письменницький талант". Письменницький талант журналіста був би даремним без знання предмета, точно так, як і знання предмета — без таланту. В цьому випадку вам слід об'єднати дві мети в одну.

Більше рівнів -

краще огляд. Більша кількість рівнів, або східців, ніскільки не пошкодить вашій системі цілей, швидше навпаки, це допоможе вам легше орієнтуватися. Можна йти двома шляхами:

  • "вгору": усі значимі цілі мають бути чітко визначені і очевидні;
  • "вниз": усі цілі мають бути пов'язані з конкретними показниками і критеріями. Інакше усі цілі у буквальному розумінні повиснуть в повітрі.

Якій має бути ваша система цілей

  • Вона має бути повною. У ній мають бути враховані усі значимі при виборі рішення аспекти.
  • В той же час в ній не повинно бути ніяких перетинів і дублювання. Інакше деякі критерії будуть застосовані не один раз, і ваша система стане занадто складною.
  • Повинно бути ясно, коли мета досягнута, а коли ні. Для цього вам знадобляться однозначні критерії і показники. Навіть усі абстрактні цілі мають бути сформульовані так, щоб їх можна було розділити на конкретні цілі.
  • При усьому прагненні до максимально повного охоплення цілей старайтеся, щоб ваша система була як можна більша за просту. Багатоступінчастість системи може значно полегшити усю справу. Або ж, якщо ви при ретельному аналізі вашої системи цілей раптом виявите, що якийсь з аспектів не занадто существен, просто викресліть його зі списку і сконцентруйтеся на важливіших пунктах.

3. Вибір можливостей

Тільки коли стане ясно, чого саме ви хочете, вам варто ретельно розглянути доступні варіанти, або можливості, рішення.

Виходячи з постановки питання (крок 1) ви повинні зробити аналіз обставин і/або визначити стратегії пошуку, які відповідатимуть усім важливим цілям.

До того ж настійно рекомендується використати двоступінчатий підхід. Передусім необхідно розглянути максимально можливу кількість критеріїв; при цьому ви маєте бути як можна уважніші. Потім необхідно зробити відбір. Буде найбільш розумно і доцільно обмежитися найбільш важливими критеріями.

Мобілізуйте усі можливості.

Мобілізуйте усі свої сили на пошук рішення. Подумайте про усі варіанти рішення, які тільки прийдуть вам в голову. При рішенні деяких проблем ви також повинні подумати, яким чином можна знайти необхідні можливості. Наприклад, коли ви шукаєте нову квартиру, то повинні подумати і вирішити, де можна знайти відповідні пропозиції: в газеті, Інтернеті, у маклера, в журналах, в приватних оголошеннях, у знайомих?

Вирішуйте в декілька кроків. При вирішенні складних питань ви часто приходите до висновку, що зручніше розділити процес пошуку рішення на більшу кількість кроків. Це значно успішніше.

Не завжди вдається так чітко відокремити один ступінь рішення від іншої. У такому разі не виключено, що ми дуже рано відмовилися від якоїсь можливості. Як можна дізнатися, що новий співробітник — більше відповідний кандидат на нову посаду, чим вужчий працюючий, якщо ніхто не перевіряв його кваліфікацію?

Саме тому набагато розумніше вирішувати не відразу, а поетапно. Оскільки результатом будь-якого попереднього рішення може стати висновок про те, що необхідно пройти ще декілька кроків, ви можете контролювати кожне попереднє рішення. У усьому цьому є очевидна перевага: увесь процес пошуку і ухвалення рішення стає абсолютно "прозорим".

Надто багато варіантів рішення блокують саме рішення. При пошуках повсякденних рішень ми схильні до жорсткого обмеження числа можливих варіантів. І на те є певна причина: ми просто не в змозі розглянути одночасно занадто велике число варіантів.

Необхідно наслідувати цю пораду, щоб мати можливість вирішувати взагалі: скоротите число варіантів, обмежившись лише дійсно необхідними. У такому разі у ваш процес відбору треба буде включити ще один ступінь.

4. Ухвалення рішення

Передусім розпочинайте з рішення у вузькому сенсі: Ви переглядаєте усі варіанти відповідно до того, наскільки вони відповідають вашим цілям і вимогам. Потім вибираєте найкращі альтернативи.

У більшості випадків це зовсім не складно. Ви просто переглядаєте список ваших цілей і вимог, оцінюєте варіанти і вирішуєте, який з них приведе до найкращого загального результату.

Проте часто випадок виявляється непростим і неможливо точно сказати, який з варіантів, А або В, підходить більше. У такому разі або ви недостатньо інформовані (і тоді треба подумати, чи має сенс витрачати час і сили на збір і вивчення цієї інформації), або точнішу оцінку можна буде дати тільки в майбутньому.

Ризиковані рішення. Строго кажучи, ми ніколи не можемо бути упевнені на 100 %, що наше рішення приведе нас до бажаного результату. Проте деяку долю ризику ми можемо спокійно ігнорувати. Ми повинні так поступати тому, що інакше просто втратимо здатність діяти.

Але коли міра невпевненості і ризику перевищує певний рівень, ми при виборі рішення просто зобов'язані врахувати її. Який цей рівень, залежить, з одного боку, від нашої власної "готовності до ризику", а з іншої — від розмірів небезпеки, яка може виникнути у разі помилки.

Яка вірогідність вибору правильного рішення? При усіх ризикованих рішеннях ви повинні будувати припущення про те, яка вірогідність можливих наслідків того або іншого рішення.

Проблема полягає в наступному: якщо йдеться не про абсолютно простих, "прозорих" обставинах, усі наші роздуми про вірогідність будуть невірні. Чи ми просто не знаємо, з якої інформації розпочати.

Необхідно додати, що чуйному лікареві в принципі слід було б перевести усе вищесказане на загальнозрозумілу мову і дати майбутній матері раду. Проте у багатьох випадках імовірнісне співвідношення нам взагалі невідоме. Нам лише залишається діяти навмання, що ми і робимо.

"Ну, на 70 %-то ми вгадали", — заспокоюємо ми себе. Проте усім має бути абсолютне ясно, що йдеться про просте припущення. Якщо ж ви раптом надумаєте вставити цю "інтуїтивно" створену величину в матрицю рішення, то наразитеся на небезпеку отримати уявно точну величину, яка спотворить ваш результат.

  • Одного тільки "здорового розуму" для оцінки ризику недостатньо. Якщо йдеться про риску з вірогідністю 1:10, 1:20 або 1:30, навіть незначні події викликають у нас тривогу.
  • Якщо мають бути співвіднесені всього дві імовірнісні величини, наша математична інтуїція (і навіть інтуїція учених), як показують дослідження, підводить нас.
  • Ми схильні до того, щоб надавати більше значення втратам, ніж перемогам. Сама незначна перемога буде нам миліше, якщо ми при цьому уникнули небезпеки чого-небудь втратити. Навіть якщо ми при цьому вибрали найгірший з раціональної точки зору варіант.

Упевнені рішення в умовах ризику. Чим більше невпевненості, тим вище стає ризик прийняти неправильне рішення. З цієї причини ви повинні докласти усі зусилля, щоб понизити міру невпевненості, особливо при виборі рішень, від яких дуже багато що залежить. Зберіть більше інформації, розгляньте випадки, подібні до вашого, порівняйте їх між собою і проаналізуйте результати. У чому їх відмінність від вашої ситуації? Які виведення можна з цього зробити?

З іншого боку, невпевненість дуже суб'єктивне поняття. Дуже часто трапляється так, що абсолютно помилкові рішення приймають люди, на 100 % упевнених у своїх силах. Уникайте подібної небезпеки і не шукайте визначеності або достовірності там, де їх не може бути. Інакше ви ризикуєте підпасти під вплив неправдивої надійності, яка більше пошкодить вам, чим допоможе.

У багатьох випадках у вас немає іншого вибору, окрім як довіритися своїй інтуїції. Майте мужність зробити це, тому що завдяки ній ваше рішення буде не найгіршим.

Чи можна відмінити ваше рішення? Ризик помилкового рішення значно знижується, якщо ви можете без значних витрат відмінити його. Саме тоді, коли ви вимушені приймати рішення в умовах ризику, такий критерій, як "повернення назад", може мати вирішальне значення.

5. Перевірка результату

Кожне рішення дає вам можливість удосконалити своє уміння приймати рішення. Припущення — це глибокий, прямий аналіз, який ви, зрозуміло, повинні проводити тільки тоді, коли наслідки вашого рішення абсолютно ясні для вас. Іноді при такому аналізі дуже корисно мати можливість повернутися до своїх старих заміток. Проте при цьому завжди уникайте "ілюзорного погляду в минуле". Для перевірки більше ранніх рішень застосовуйте нижченаведений контрольний список питань.

Контрольна таблиця: чи Було ваше рішення правильним?

  • Чи дійсно ви добилися того, чого хотіли?
  • У яких аспектах результат не відповідає вашим очікуванням? Чи перевершив він ваші очікування?
  • У яких аспектах ваші припущення виявилися занадто оптимістичними, а в яких — занадто песимістичними?
  • Які причини невідповідностей? Помилкова оцінка, неповна або неправильна інформація, нездатність, технічні проблеми, випадковість?
  • Чи правильно ви оцінили свої можливості? Можливо, ви їх переоцінили або недооцінили?
  • Чи не упустили ви із виду важливі варіанти рішення? Можливо, ви неправильно сформулювали проблему?
  • Перевірте ще раз вашу систему цілей: чи правильно ви визначили пріоритети?
  • У яких аспектах треба скоректувати результат?
  • Чи приймете ви таке ж рішення ще раз?

Людина може вчитися не лише на своїх помилках! Зафіксуйте те, що вийшло добре, і використайте цей позитивний досвід надалі.