Матриця Дуайта Ейзенхауера: як навчитися управляти часом

Матриця Дуайта Ейзенхауера: як навчитися управляти часом

Управління часом (чи тайм-менеджмент) - корисне уміння, що дозволяє не заплутатися в нескінченному потоці поточних справ. Однією з найпростіших і ефективніших методик самоорганізації за допомогою розставляння пріоритетів є матриця Ейзенхауера.

Родоначальником технології вважається відомий американський військовий і політичний діяч. В середині минулого століття цілеспрямованість, працездатність і дисциплінованість дозволили полковникові Дуайту Девиду Ейзенхауеру зайняти пост президента США.

У чому суть технології?

Визначаючись з пріоритетністю наявних справ, Ейзенхауер керувався двома критеріями - терміновістю і важливістю. Щоб представити матрицю наочно, слід на паперовому листі побудувати систему координат. Вісь Х означатиме міру значущості справ, вісь У - їх терміновість. В результаті побудови повинні вийти чотири квадранти.

У верхньому лівому кутку слід записати усі термінові, але малозначимі справи. До таких відносяться завдання категорії "форс-мажор". Вони, як правило, виникають несподівано, а їх виконання не займає багато часу. В той же час, реалізація завдань з цього квадранта не наближає людину до досягнення глобальних цілей. До неважливих термінових справ відносяться: лагодження пральної машинки, відправка листа, поздоровлення кого-небудь з днем народження.

Квадрант, що утворився у верхньому правому кутку, призначений для значимих завдань, що вимагають швидкого виконання. Подібні справи, якщо їх не зробити вчасно, можуть стати причиною проблем із здоров'ям. Якщо такі завдання торкаються роботи, від швидкості їх реалізації залежить просування по кар'єрних сходах, фінансове благополуччя. Приклади термінових важливих справ: підготовка презентації, захист дипломної роботи, похід до лікаря з гострим болем.

У нижньому правому квадранті повинні опинитися значимі завдання, що вимагають неспішного виконання. Попри те, що такі справи не до спіху, працювати над їх реалізацією необхідно систематично. Якщо цього не робити, через якийсь час вони перекочують з нетермінової категорії в термінову. Фахівці з тайм-менеджменту радять вписувати в цей квадрант усе зайняття, що підвищує якість життя людини, а також сприяючі саморозвитку. До таких відносяться: спортивні тренування, освітні курси, регулярні медичні обстеження.

Нижній лівий квадрант - доля "забавних" справ. Виконання завдань, вписаних в цьому кутку, не приносить ніякої практичної користі, проте доставляє емоційне задоволення. Якщо ж піддатися спокусі, сконцентрувавшись на реалізації зайняття цього сегменту, незабаром з'ясується, що на інші, важливіші речі не хапає часу. У тайм-менеджменте все, що відволікає від виконання основних завдань, прийнято називати хронофагами. До "пожирачів часу" відносяться: перегляд телевізора, зависання в соціальних мережах, базікання по телефону.

Як правильно застосовувати технологію?

Матриця пріоритетів Ейзенхауера - не лише інструмент планування, але і своєрідний тест. Аналіз наповнення кожного квадранта дає уявлення про те, наскільки раціонально людина використовує час. Велике число завдань у верхньому лівому сегменті (термінові/неважливі) свідчить про відсутність уміння відділяти головне від другорядного. На практиці це виливається в постійну зайнятість без видимої віддачі. Консультанти по тайм-менеджменту рекомендують таким працівникам приділяти менше уваги миттєвим проблемам, короткостроковим цілям і іншим несуттєвим дрібницям.

Матриця Ейзенхауера з переважаючим числом записів у верхньому правому квадранті (термінові/важливі) вказує на невміння працівника розподіляти навантаження або його нездатність дотримуватися складеного раніше плану. Останнє, як правило, відбувається, коли людина неадекватно оцінює свої можливості. Наприклад, він відводить на підготовку доповіді 2-3 години, а в реальність витрачає увесь робочий день. У результаті усі заплановані завдання, що залишилися, він вимушений переносити на завтра. А далі незавершені справи накопичуються, як снігову грудку, і, нарешті, настає момент, коли робити все потрібно похапцем на останній хвилині.

Краще за усіх із завданням оптимізації часу справляється працівник, у якого в матриці домінує нижній правий кут (нетермінові/важливі). Уміння правильно розставляти пріоритети, планувати і адекватно розраховувати сили дозволяє йому працювати на перспективу, тобто не лише бути зайнятим, але і отримувати дивіденди від своїх праць. Таких людей працедавці характеризують як організованих, відповідальних і пунктуальних. Висока оцінка в очах начальства, природно, впливає на кар'єрне просування.

Найбільше завдань опинилося в нижньому лівому кутку? Порядок денний, заповнений в основному нетерміновими/неважливими справами, сигналізує про те, що пора розібратися з "пожирачами часу". У тайм-менеджменте шкідливою визнається будь-яка неефективна діяльність. Хронофагом може бути, наприклад, хобі, що віднімає надто багато часу. Якщо захоплення (навіть дуже корисне) перестає бути зайняттям на дозвіллі, заважає основному виду діяльності, його необхідно помістити в часові рамки і строго стежити за дотриманням відведеного ліміту.

Як виправити ситуацію?

Якщо матриця Ейзенхауера виявила проблеми планування і розставляння пріоритетів, необхідно задіяти і інші інструменти тайм-менеджмента. Наприклад, рекомендується практикувати постановку довгострокових цілей, розділяти великі завдання на малі, нещадно боротися з хронофагами.

Оптимізувати тимчасові витрати допоможуть і наступні практичні поради, що стосуються матриці Ейзенхауера:

  • Число завдань в сегменті "термінове і важливо" необхідно звести до мінімуму - одной-двух.
  • Якщо невирішених проблем накопичилося багато, частину повноважень можна делегувати іншим співробітникам.
  • Концентрувати увагу необхідно на ділянці "важливо і не термінове": там має бути найбільше завдань.
  • Розписуючи терміни на виконання завдань, потрібно адекватно оцінювати тимчасові витрати.
  • Необхідно прагнути до того, щоб розділ "не важливо і не терміново" був порожнім.

Якщо причина неефективності криється в хронофагах, їх слід знайти і знешкодити. В даному випадку згодиться такий інструмент як ведення хронометражу дня. Обов'язковою умовою на роботі і в побуті повинне стати виконання однієї справи за один раз. Не можна відкладати великі завдання на потім: їх необхідно робити щодня помалу. Ще одна цінна здатність, що дозволяє довго і плідно працювати, - уміння відпочивати.

Вихідні дні можна присвятити захопленням або саморозвитку, наприклад, прочитати одну з цих книг:

  • Аллен Девид. Як привести справи в порядок. Мистецтво продуктивності без стресу.
  • Архангельський Гліб. Тайм-драйв: як устигати жити і працювати.
  • Геній Анатолій. Високоефективний тайм-менеджмент по Матриці Ейзенхауера.
  • Зайверт Лотар. Ваш час - у Ваших руках.
  • Лидс Реджина. Повний порядок. Потижневий план боротьби з хаосом на роботі, удома і в голові.
  • Фьоре Нейл. Легкий спосіб перестати відкладати справи на потім.