Короткий курс паперової дієтології

Короткий курс паперової дієтології


Надмірний паперовий потік, що обрушується на керівників усіх рівнів, призводить до сумних наслідків: вони постійно зайняті, їм ніколи вивчати перспективу, визначати стратегію розвитку. Для багатьох керівників стіл, завалений паперами, — це джерело занепокоєння, щовечірньої роботи і невдоволення начальства. Саме тому фахівці з проблем управління приділяють велику увагу можливостям приборкати паперовий "шквал" і вивільнити час для продуктивнішого зайняття, ніж нескінченне читання кореспонденції.


Мова піде саме про дієту, але дуже специфічною — про скорочення паперової інформації, яку керівникові доводиться "поглинати" і "переварювати" день за днем.

Дійсно, надмірний паперовий потік, що обрушується на керівників усіх рівнів, призводить до дуже сумних наслідків: вони бувають зайняті, їм ніколи вивчати перспективу, визначати стратегію розвитку. Для багатьох керівників стіл, завалений паперами, — це джерело постійного занепокоєння, щовечірньої роботи, невдоволення начальства, а врешті-решт і поступового розладу здоров'я.

Саме тому фахівці з проблем управління приділяють велику увагу пошуку можливостей приборкати паперовий "шквал" і вивільнити час керівників для продуктивнішого зайняття, ніж нескінченне читання ділової кореспонденції.

За оцінками деяких експертів, на долю даремних паперів доводиться майже 30% документообігу. Перш ніж давати поради по "паперовій дієтології", варто спочатку з'ясувати, чому на столі керівника з'являються папери, чия відсутність не погіршила б роботу очолюваного ним підрозділу і усього підприємства в цілому.

Причини зовні і усередині нас

Документи про запас. Значну частину документів цілком можна замінити телефонними переговорами або особистими контактами із зацікавленими особами, особливо якщо вони працюють в одній організації. Як би уміло не був складений документ, по своїй інформаційній цінності він завжди поступається особистому спілкуванню. Поява таких паперів нерідко пов'язана з прагненням запастися документами "про всяк випадок": я, мовляв, працював, не покладаючи рук, і якщо все ж нічого не вийшло, то це не моя провина. Немало паперів з'являється на світ тільки тому, що керівники і підлеглі прагнуть справити один на одного враження. Підлеглі намагаються продемонструвати власну поглиненість виконанням доручень начальства і тим самим зайвий раз нагадати про свою завзятість. Начальники ж, плодячи непотрібні документи, як би показують своїм підлеглим, що вони, по-перше, постійно вникають в усі деталі діяльності співробітників, по-друге, звіти їх підлеглих недостатньо исчерпивающи і, нарешті, щоб взагалі усі відчували, хто тут начальник.

Невдала організаційна структура. Нерідко надлишок документів пов'язаний з тим, що у вас занадто широка сфера компетенції або перед вами легко звітує надто багато підлеглих. Психологи встановили, що керівник здатний задовільно справлятися зі своїми обов'язками лише у разі, якщо він безпосередньо контролює роботу 7-8 підлеглих. У подібних випадках вас виручить призначення ще одного заступника або перерозподіл обов'язків між помічниками. У самому крайньому випадку можлива корінна зміна організаційної структури підрозділу, що вимагає, звичайно, ретельного вивчення майбутніх витрат і можливих наслідків.

Ви повільно читаєте. У появі паперових "заметів" на столі, можливо, винні ви самі: ви недостатньо володієте сучасними методами канцелярської роботи. Але чи достатня досягнута швидкість читання? Навчання на курсах скорочтения або самостійне оволодіння цією технікою абсолютно потрібне.

Недовіра до підлеглих. Величезну допомогу може надати уміле делегування обов'язків. Усі керівники прибігають до нього, але не у усіх листування, що повторюється, повністю проходить через руки підлеглих, вивільняючи керівництву час для вирішення найбільш складних і нестандартних проблем.

Непрофесіоналізм підлеглих. Для керівників більш високих рівнів дуже важливо, які документи представляють їм нижчестоячі керівники. Якщо вони просто супроводять вам звіти і рекомендації своїх підлеглих — значить, ви не навчили їх працювати, і розплата — ті самі купи паперів на вашому столі. Ви повинні мати справу лише з узагальнювальними документами, що відбивають особисту позицію нижчестоячих керівників з того або іншого питання, сформовану з урахуванням думок їх підлеглих. Якщо вони не уміють узагальнювати, то вам (і нікому іншому) потрібно зайнятися їх навчанням, а якщо і це не дасть результатів, — подумати про те, чи відповідають ваші помічники своїм посадам.

"Паперова дискримінація". Вона, як не дивно, дійсно існує. Не секрет, що усі ми любимо займатися тільки тим, що нам цікаво і в чому ми можемо блиснути своїми здібностями. Це відноситься і до паперової роботи: багато керівників розглядають документи по проблемах, що найбільш цікавлять їх, в першу чергу. У другу зазвичай потрапляють проблеми, яким особливу увагу приділяє безпосередній начальник цього керівника. Інші папери відкладаються в далекий ящик до тих пір, поки не виникне цікавішого зайняття або розгляд цих паперів стане невідкладною необхідністю. В результаті на дні ящика осідають усі папери з особливо складними, нецікавими або кляузними справами незалежно від їх реальної важливості і терміновості. Оскільки таких паперів зазвичай більше, ніж цікавих, у результаті це призводить до постійного збільшення долі "незавершеного бумагопроизводства" з усіма витікаючими звідси неприємними наслідками.

Впоратися з подібним явищем можна, лише прийнявши на озброєння наступні принципи:

  • сортуйте усю кореспонденцію, що поступає;
  • викидайте непотрібні папери;
  • стандартні папери передавайте відразу ж своїм підлеглим для обробки;
  • в першу чергу займайтеся кляузними, неприємними, складними і нецікавими справами;
  • залишайте найцікавіші і приємні справи і папери на кінець робочого дня.

Справлятися з об'ємом паперів, що поступають до нас щодня, все одно важко. Подивимося, чи можна взагалі скоротити документообіг.

Дивіться на папери тверезо

Передусім слід здолати своєрідний психологічний бар'єр, що заважає тверезіше поглянути на папери, з якими доводиться мати справу щодня. З перших кроків самостійної діяльності керівники звикають до думки про те, що обробка кореспонденції — невід'ємна частина їх роботи. Між тим службові папери — це усього лише один із засобів досягнення корисних результатів, але зовсім не суть роботи. Зарплату керівникові платять за результати діяльності його підрозділу, а не за те, скільки паперу воно обпише впродовж року. Саме тому дуже актуально понизити "бумагоемкость" з розрахунку на одиницю корисної діяльності підрозділу. Як цього досягти?

Спершу спробуйте сьогодні ж поглянути на свою щоденну кореспонденцію свіжим поглядом, немов бачите усе це уперше в житті. Поставте собі декілька наївних питань: "А чи потрібний мені цей папір взагалі? Чи допоможе мені цей документ в роботі або йому пряма дорога в архів? Коли мені востаннє доводилося користуватися інформацією такого роду"? Досвід свідчить, що якщо якоюсь інформацією доводиться користуватися лише зрідка, мабуть, що без неї можна взагалі обійтися. Тому, наштовхнувшись у своїй пошті на такий документ, без жалю позбавляйтеся від нього або повертайте тому, хто його передав.

Так само варто підійти і до кореспонденції, що прийшла з іншої організації. Нерідко, одного разу вступивши в контакті якоюсь установою, ми регулярно отримуємо звідти абсолютно непотрібну інформацію. Ввічливість примушує нас відповідати, а відповіді у свою чергу беруться за доказ важливості інформації. Коло даремного документообігу замкнулося. Розірвати його можна, якщо ви ввічливо, але рішуче вкажете своїм кореспондентам, що вони повинні обмежитися дійсно необхідним мінімумом інформації, інакше листування урветься.

Не варто вважати непорушною і систему документообігу, існуючу у вашій організації. Швидше за все, вона склалася історично, до неї усі звикли. Але варто одному, замислившись, виявити, що традиційна форма звітності не дає нічого нового і лише дублює інформацію, що поступає по інших каналах, як це відразу помічають і інші. А разом можна переконати і начальство відмінити цю форму звітності. Так у вас вивільниться більше часу для безпосередньої участі у виробничому процесі. Якщо ви не бачите можливості скоротити документообіг, звернетеся за порадою до підлеглих, які безпосередньо займаються тими або іншими документами і виразніше бачать їх недоліки.

У цій ситуації дуже ефективний метод управління по відхиленнях, коли вам спрямовуються звіти не про хід справ взагалі, а лише про відхилення від нормального розвитку подій. Нарешті, відмовіться від звички накопичувати у себе копії документів на випадок, якщо вони раптом знадобляться. Бережіть лише дійсно важливі папери.

Вісім корисних порад

Приготуйте стандартні відповіді. Як правило, значна частина листів вимагає стандартних відповідей, що розрізняються лише дрібними деталями. Для такої кореспонденції заведіть стандартні відповіді, щоб ставити (копіювати) їх прямо на отримані листи для повернення посилачеві. Це різко скорочує час обробки кореспонденції, об'єм архівної документації і витрати часу на пошук первинного листа.

Не бійтеся "рубати з плеча". Дуже часто паперові гори з'являються на столах керівників із-за їх же нерішучості. Між тим спеціальні обстеження показують, що кваліфікований і досвідчений керівник може знайти правильну відповідь приблизно 80% листів відразу ж після їх прочитання. Звідси виведення: більше довіряйте собі і не відкладайте листи, що читають, убік.

Не поспішайте використати розмножувальну техніку. Як свідчить досвід, часте використання такої техніки в організації викликає справжній паперовий "вибух" — адже якщо можна розмножити документ в 30 екземплярах, чом би цим не скористатися? В результаті зайвий документ з'являється і на столах керівників, до яких він ні за що не потрапив би раніше.

Будьте безжальні до службових архівів. Зайві архіви заважають знайти потрібний папір не лише вам, вони знижують ефективність роботи і ваших підлеглих. Після своєї візи ставте позначку про час зберігання документу. Привчіть підлеглих спокійно відноситися до знищення старих паперів.

Довіряйте секретареві. Він повинен не просто збирати кореспонденцію і передавати вам — це може зробити і канцелярія. Він повинен служити фільтром на шляху паперового потоку, що рветься у ваш кабінет. Його прямий обов'язок — відбирати із загальної маси тільки папери, що вимагають вашої особистої негайної реакції. Інші дозволите секретареві розподіляти між підлеглими.

Застосуйте метод ФСА.

Функціонально-вартісною аналіз допоможе вам легше знайти правильні відповіді на такі питання: яка доля паперів, що виходять з вашого підрозділу, малокорисна? чи цінний для підприємства кожен підписаний вами документ? чи використовує одержувач його з толком для себе? яка взагалі доля підписаних вами документів? що сталося б, якби ці документи взагалі не вийшли із стін вашого кабінету?Невелике дослідження подібного роду допоможе вам зрозуміти реальну цінність документів, що готуються, і позбавитися від тих, відсутність яких ніхто не помітить.

Прагніть до простоти. Навіть якщо ви блискуче володієте канцелярським ремеслом, утримуйтеся від будь-яких ускладнень. У роботі з паперами, як і в техніці, діє великий закон: чим конструкція простіша, тим вона надійніша. Чим складніше система документообігу, чим більше інформації проситься для ухвалення рішення, тим вище вірогідність помилок і непорозумінь і тим складніше навчити підлеглих правильно обробляти папери. Отже, зросте об'єм паперів, які вам доведеться готувати самому.

Намагайтеся мислити позитивно. Замість того щоб і далі горювати з приводу надлишку паперів, краще почніть скорочувати їх кількість, не відкладаючи справу в довгий ящик. Спробуйте спершу спростити форми і ліквідовувати декілька стандартних типів документації. Якщо це дасть позитивний результат, проаналізуйте його і робіть наступний крок — він буде легший.

Отже, переходите на "паперову дієту". Вона неодмінно зміцнить ваше здоров'я.