Дев'ять етапів підготовки до презентації

Дев'ять етапів підготовки до презентації


Немає нічого гіршого, коли менеджер невпевнено бурмоче і запинається, виступаючи перед групою. Відповідна підготовка допоможе будь-якому менеджерові успішно проводити ділові презентації. Розглянемо алгоритм процесу розробки презентації, що складається з дев'яти етапів.

Керівництво для планування презентації

  • Визначте цілі. Визначте, в чому полягає мета презентації.
  • Вирішите, як завершуватимете презентацію. Нехай у аудиторії буде пожива для роздумів.
  • Придумайте початок. Із самого початку оволодійте увагою аудиторії.
  • Продумайте решта змісту презентації. Нехай її структура буде логічною і ясною для розуміння.
  • Більше вогню. Підтримуйте інтерес аудиторії вході усієї презентації.
  • Створіть візуальні засоби. Люди краще сприймають слухову інформацію, підкріплену відеорядом.
  • Орієнтуйтеся на аудиторію. Створіть враження, що презентація була створена саме для цієї аудиторії.
  • Підготуйте замітки. Постарайтеся як можна рідше заглядати в замітки.
  • Повторіть ще раз. Чим більше повторень, тим краще презентація і тим упевненіший в собі той, хто робить презентацію.

Крок перший: визначите цілі

Розпочніть з ясної ідеї про презентацію. Яке її завдання? У чомусь переконати слухачів? Проінформувати? Проінструктувати? Надихнути? Подумайте про ту аудиторію, для якої призначена презентація. Люди повинні знати, що презентація важлива і корисна для них. Визначення цілей допоможе вам продумати ці питання і прояснити, що треба включити в презентацію, а що — ні.

  • Яка мета презентації? Для кого вона призначена?
  • У чому вона полягатиме? Яку реакцію ви хочете отримати від аудиторії?
  • Щоб аудиторія захотіла звернути увагу на вашу презентацію, має бути якась причина. Що вона дасть людям? Які переваги вони отримають, якщо вислухають вас?
  • Який зміст презентацій? Які ваші джерела інформації? Як довго презентація триватиме?

Крок другий: вирішите, як завершуватимете презентацію

Це парадоксально, але треба почати з кінця. Чому? Тому що завершення — найважливіша частина презентації. Більшість людей запам'ятають його краще всього. Основна частина презентації — її завершення. Увесь її зміст має бути спрямований саме на вдале завершення, і краще продумати його із самого початку. Як можна завершити презентацію?

  • Щасливий кінець. Ви вказуєте на переваги і вигоди і робите висновок, що ваш продукт, послуга або програма кращі за усіх інших.
  • Кращі ліки. Ви показуєте, як функції і/або особливості вашого продукту, послуги або програми дозволять аудиторії уникнути проблем, усунути ризик і досягти своїх цілей.
  • Останній іспит. У кінці ви підводите підсумки кожного з основних пунктів презентації і показуєте, чому кожен з цих пунктів задовольняє якусь потребу або вирішує яку-небудь проблему.
  • Показовий приклад. Ви розповідаєте історію, переважно з вашого особистого досвіду або досвіду вашої організації, яка прекрасно ілюструє усі пункти вашої презентації.
  • Емоційне завершення. Ви приводите слухачів в такий стан, що вони готові радісно зірватися з місця або починають діставати носові хустки і утирати сльози. Емоційне завершення необов'язково має бути гучним або несамовитим, але воно має бути потужним і сильно впливати на аудиторію.

Крок третій: придумайте початок

Частина, наступна по мірі важливості за завершенням, — цей початок, І найважливіше — перші дві хвилини. Ви або захопите аудиторію із самого початку, або тут же втратите її. Крім того, хороший початок допомагає недосвідченому ораторові відчути себе упевненіше. Хорошим початком можуть бути провокаційне питання, історія з життя, якісь факти або статистичні дані, згадка останніх новин або відома цитата.

Початок презентації також відповідає на невисловлені питання слухачів: "Навіщо ми тут? Про що ви збираєтеся нам розповісти? Які ваші достоїнства дозволяють вам говорити про це питання? Що мені це дасть"?.

Той, хто робить презентацію, не повинен:

  • Намагатися здаватися тим, ким він не є. Якщо у вас не дуже хороше почуття гумору, ваші незграбні спроби жартувати здадуться натягнутими. Будьте самим собою, поводьтеся природно.
  • Почати вибачатися перед аудиторією за недолік підготовки, знань, за те, що оратор займає їх час і так далі. Цим оратор дає аудиторії дозвіл не сприймати його серйозно і не слухати.
  • Читати по папірцю початок презентації, навіть якщо планується читання основної частини. Із самого початку встановите з аудиторією візуальний контакт. Якщо потрібно, вивчіть початок презентації, але тільки не читайте по папірцю.
  • Примушувати аудиторію напружуватися, щоб зрозуміти його. Із самого початку говорите просто і зрозуміло. Покажіть, що ви упевнені в собі (навіть якщо це не так?)

Вдалий і невдалий початок презентації

Невдалий початок: "Здрастуйте, мене звуть Джон Смит. Моє керівництво не знайшло нікого, хто б міг зробити цю презентацію, тому це доведеться зробити мені. Сподіваюся, що не занадто вас натомлю. Вам, напевно, здається, що я нервую, і це правда".

Вдалий початок: "Добрий ранок — і думаю, воно дійсно добре! Мене звуть Джон Смит, і сьогодні я збираюся поділитися з вами цікавою інформацією, яка, я упевнений, може змінити ваші представлення о".

Крок четвертий: продумайте основний зміст презентації

У нас вже є початок і завершення. Тепер треба продумати решта. Це можна зробити, структуруючи презентацію в хронологічному порядку якихось подій, по темах або по категоріях. Можливо, ви захочете використати прийом контрасту і порівняти між собою різні особливості і переваги або порівняти нове із старим, достоїнства з недоліками, проблеми з рішеннями, Залежно від тривалості презентації можна скомбінувати різні елементи. Наприклад, використати хронологічний порядок, щоб показати старі способи і проілюструвати в порівнянні переваги і особливості нових способів.

Крок п'ятий: більше вогню

Що викликає інтерес до презентації? Щось несподіване, смішне, збуджуюче, живе. Неймовірні відкриття, серйозні аргументи і дивовижні одкровення не мають великого впливу, якщо не допомагають утримувати уваги аудиторії. Презентацію можуть зробити цікавішою:

  • Привабливі візуальні засоби. Хороший образ коштує тисячі слів, особливо якщо він незвичайний і своєчасний.
  • Цікава історія про інших людей. Людям подобаються історії про інших, особливо, якщо в них говориться про те, як інша людина розв'язала проблему або досягла слави і успіху.
  • Демонстрації. Хороша демонстрація, яка ілюструє яке-небудь твердження, надовго запам'ятається аудиторії і вплине на неї сильніше, ніж просте пояснення цього твердження вербальне або за допомогою візуальних засобів.
  • Заплановані питання. Підготовлене заздалегідь питання або метка і дотепна відповідь можуть оживити аудиторію і покажуть вас розумною людиною.
  • Реальні історії. Історії з реального життя завжди сприймаються добре, тому що ілюструють практичне значення того, про що ви говорите. Вони доводять вашу правоту.

Крок шостий: візуальні засоби

Дослідження показали, що, якщо використовуються візуальні засоби, близько 40% людей швидше дозволять переконати себе з ними, чим без них, а 25% витратять більше грошей на той же самий товар або послугу. Візуальні засоби допомагають розповісти те ж саме за коротший час. Хороші візуальні засоби стимулюють інтерес, сприяють розумінню, довірі і підкріплюють те, що було сказано.

Які правила використання візуальних засобів? Як багато матеріалу око повинне містити? Скільки має бути слів, скільки графіки?

Це дуже просто. Уявіть собі, що ведете машину по шосе із швидкістю 90 км/год. У шосе стоїть білборд. Скільки на нім інформації? Скільки часу ви дивитеся на нього? Кращий візуальний засіб схоже на білборд на шосе: на нім рівно стільки інформації скільки чоловік може сприйняти, проїжджаючи мимо із швидкістю 90 км/год. Якщо вам треба передати більше інформації, створіть такий візуальний засіб.

Крок сьомий: орієнтуйтеся на аудиторію

Кожному приємно вважати, що щось зроблене спеціально для нього. Подумайте про специфіку аудиторії. Постарайтеся знайти її загальні особливості:

  • Це молодь або зрілі люди? У різних вікових груп — різні пріоритети і цілі.
  • Це технічні працівники? Це визначить рівень подробиць і ту мову, яку треба використати.
  • Чи мають ці люди досвід або освіту в області, якій присвячена презентація? Це дуже важливо, тому що, якщо цього не врахувати, презентація може виявитися або нудною, або незрозумілою.

При першій-ліпшій можливості використайте приклади, які близькі аудиторії. Посилайтеся на те, що їй знайомо. Використайте термінологію, яку люди розуміють або можуть використати самі. Подумайте про приклади, які слухачі можуть зв'язати зі своїм життям або роботою. Виключно важливо, щоб повідомлення резонували з аудиторією.

Крок восьмий: замітки

В цілому, чим менше автора презентації покладається на письмові замітки, тим краще, тому що це дозволяє йому підтримувати з аудиторією візуальний контакт. Кращою підмогою для вашої пам'яті можуть бути невеликі картки для заміток, в яких написані декілька ключових слів. Замітки також треба "відмінювати" — написати їх олівцем внизу сторінки флип-чарта або на прозорих частинах діапозитивів. Краща презентація — та, яка виглядає майже спонтанною, Вона повинна проходити легко і гладко. Якщо ви покладаєтеся на замітки, процес сповільниться, і спонтанність пропаде.

Крок дев'ятий: повторите ще раз

Зазвичай мета презентації — повідомити щось важливе. Тому до неї не можна відноситися легковажно. Є три дуже важливих причини "відрепетирувати" презентацію ще раз:

  • Повторення — єдине ефективне рішення проблеми напружених нервів і пітних долонь. Причина нервозності — невизначеність. Чим більше визначеності в презентації, тим менше нервує оратор.
  • Жоден професіонал не може обійтися без практики, і тому не варто намагатися виголошувати промову перед аудиторією, якщо ви не провели репетиції будинку.
  • Якщо ви не "репетирували", аудиторія це помітить. Така ситуація говорить аудиторії: "Ви для мене так мало означаєте, що я не визнав потрібним підготуватися до виступу перед вами". Ваш продукт, послуга або програма хороші рівно настільки, наскільки хороша їх презентація.

Проведення зустрічей

Час від часу кожному менеджерові доводиться проводити зустрічі. Метою зустрічі може бути повідомлення якої-небудь інформації, вирішення не тієї проблеми, ухвалення рішення, збір і обмін ідеями або переговори. Менеджерові треба постійно задаватися питанням: чи "Дійсно ця зустріч абсолютно потрібна"? Зустрічі займають цінний робочий час, і їх треба проводити тільки у тому випадку, якщо без неї неможливо досягти мети. Щоб зустріч пройшла успішно, її треба як слід спланувати і провести. Чаші всього ефективність зустрічей знижують наступні чинники:

  • Неадекватна структура. Таке відбувається, якщо не вдається провести зустріч і відповідності з її метою, при цьому домінують одні або два впливові учасники. Після закінчення такої зустрічі її учасники відчувають, що даремно згаяли час.
  • Поширення і сприйняття інформації. Що проводить зустріч менеджер може помилково вважати, що усі учасники прочитали і засвоїли інформацію, яка поширювалася в процесі підготовки. Не кожен може швидко зрозуміти і запам'ятати усі аспекти інформації.
  • Протокол. Неточність протоколу попередньої зустрічі може привести до того, що на наступній зустрічі багато часу піде на спроби відновити результати попередньої зустрічі.
  • Порядок денний. Якщо зустріч як слід не спланована, її теми будуть випадковими і час витрачатиметься даремно. Це може також означати, що ті, хто не бере участі в обговоренні; деяких пунктів, втратять інтерес, або, ще гірше, спробують обговорювати те, в чому не розбираються або за що не несуть відповідальності.
  • Що проводить зустріч. Слабкий менеджер не дотримується мети зустрічі, надто багато часу відводить на дискусії або дозволяє одному або двом домінуючим ораторам пригнічувати або виключати з обговорення інших учасників.

Як менеджер повинен проводити зустріч? Чим чіткіше він уявляє собі її цілі і завдання, тим спокійніше вона пройде. Із самого початку менеджерові треба створити і підтримувати певний рівень формальності. Ось деякі корисні правила ведення зустрічей:

  • Почніть зустріч вчасно. Це покаже, що ви поважаєте тих, хто прийшов вчасно, а також приведе до того, що на наступній зустрічі буде менше за тих, що запізнилися.
  • Будьте підготовлені. Якщо треба представити якісь матеріали, підготуйте їх заздалегідь, щоб при необхідності швидко роздати. Все, що може знадобитися ведучому повинно бути підготовлено заздалегідь.
  • Поясніть мету зустрічі. Роздайте усім викладений письмово порядок денний (якщо вона потрібна) або намітьте її усно. Якщо якісь її пункти треба додати або прибрати, це треба зробити відразу ж, а не по ходу зустрічі. Це допоможе усім зосередитися на важливих питаннях.
  • Підтримуйте плавний хід зустрічі і контролюйте увесь її процес. Зустріч може розвиватися спонтанно, але розумний ведучий дає зрозуміти учасникам, чого треба досягти і як це треба зробити. Фокусуйтеся на кожній темі послідовно, не перестрибуйте з одного на інше. Не дозволяйте учасникам говорити одночасно. У певний період часу може відбуватися тільки одна зустріч!
  • Дійте як модератор і рефері. Не дозволяйте, щоб розгоралися пристрасті. Обмежуйте дискусії, підсумовуючи їх основні пункти і пропонуючи консенсус. Залучайте мовчазних учасників. Нехай кожен візьме участь в процесі.
  • Закінчуйте зустріч на позитивній ноті. Переконайтеся, що добилися якихось результатів. Постарайтеся згладити негативні моменти, які виникли в ході зустрічі.