Безперервне вдосконалення видів діяльності: п'ять кроків процесу

Безперервне вдосконалення видів діяльності: п'ять кроків процесу


Існує багато способів вдосконалення видів діяльності і бізнес-процесів. Деякі методи вдосконалення мають галузеву специфіку. Проте наступні п'ять загальних кроків можуть бути застосовні у будь-якій організації.


, засновник і керівник Інституту процессно-ориентированного менеджменту (Activity Based - Management Institute ABM - I). Матеріал публікується в адаптованому перекладі з англійського.

Існує багато способів вдосконалення видів діяльності і бізнес-процесів. Деякі методи вдосконалення мають галузеву специфіку. Проте наступні п'ять загальних кроків можуть бути застосовні у будь-якій організації.

  • Визначення причин і наслідків: чинники впливу на витрати/початкові причини.
  • Визначення потреб клієнтів.
  • Пошук рішень із застосуванням творчого мислення.
  • Переконфігурація бізнес-процесів і видів діяльності.
  • Управління новими процесами, що переконфігуруються.

1. Визначення причин і наслідків: чинники впливу на витрати/початкові причини

Процеси, що не є необхідними, або вимоги можуть бути чинниками впливу на витрати. Компанія

MegaStorage виявила, що вона може заощадити час і гроші, якщо не стане перевіряти меблі, що поступають на склад. Їм і не треба було перевіряти її, оскільки її вже перевіряв виробник меблів. Були сертифікати виробника/постачальника, що свідчать про те, що меблі були перевірені. Ця попередня інспекційна перевірка дозволяла

MegaStorage заощадити величезну кількість часу і ресурсів.

Наполігши на тому, що перевірку меблів повинен проводити виробник/постачальник меблів

MegaStorage змогла скоротити свої витрати. Перевірки або їх відсутність були чинниками впливу на витрати. Організації повинні визначити свої бізнес-процеси і види діяльності. Вони повинні спробувати виділити якомога більше чинників впливу на витрати. Нижче наведені приклади таких категорій чинників впливу на витрати.

  • Джерело чинника впливу на витрати:
  • Контрольовані:
  • Що вимагають вкладень у формі:

2. Визначення потреб клієнтів

Банк

EZ Money зміг забезпечити задоволення потреб клієнтів, заощадивши при цьому час і ресурси шляхом збільшення тривалості обробки кредитів. Банк заощадив гроші, але не пожертвував при цьому потребами своїх клієнтів.

Організація повинна проводити дослідження ринку для визначення потреб своїх клієнтів (як внутрішніх, так і зовнішніх). На основі отриманих від клієнтів відповідей організація зможе удосконалити свої бізнес-процеси, задовольнивши потреби, але скоротивши при цьому витрати. Якщо можливо, то анкети опитування треба направляти ключовим клієнтам. Хорошою ідеєю буде вкладення анкет і листів з проханням викласти пропозиції в поштову кореспонденцію, що направляється клієнтам. Потім організація повинна прислухатися до того, що їй говорять клієнти.

3. Пошук рішень із застосуванням творчого мислення

Багатьох з нас повсякденна рутина затягує до такої міри, що ми рідко шукаємо шляхи її удосконалення. Якби ми зупинилися на якийсь час і провели "мозкову атаку" або стали мислити дійсно творчо про завдання, які ми виконуємо щодня, то ми б обов'язково придумали інші способи виконання цих завдань. Потрібне усього лише трохи творчого мислення. Нижче представлений список можливих способів оцінки ваших видів діяльності і процеси з боку.

  • Поставте під сумнів ваші припущення про виконувані вами види діяльності і процеси. Чи повинні вони дійсно виконуватися на існуючому рівні? Чи може хто-небудь іншій надавати ці послуги і продукти? Чи може змінитися місце здійснення виду діяльності? Чи може яка-небудь частина послуги виявлятися де-небудь ще?
  • Вийдіть за рамки вашої галузі і подивіться, як в інших галузях здійснюються види діяльності? Можливо, якісь з їх видів діяльності і не мають відношення до вашої галузі, але, можливо, принципи, що стоять за їх бізнес-процесами і видами діяльності, можуть бути застосовані і у вас?
  • Вивчіть прийоми, що використовуються в інших відділеннях, офісах, продуктах/послугах і відділах. Деякі з цих прийомів могли б бути переведені в прибуток вашого відділу.
  • Налагоджуйте зв'язки з іншими підрозділами і відділами. Вони можуть згодитися в майбутньому.
  • Встановлюйте зв'язки між вашими постачальниками, постачальниками ваших постачальників, вами, вашими клієнтами і клієнтами ваших клієнтів.
  • Спробуйте виконати ваші види діяльності або бізнес-процеси з кінця і/або з середини. Процес має бути здійснимо, з якого б моменту ви не розпочинали.
  • Зміщуйте парадигми. Розбивайте шаблони і перемішайте робочі потоки.
  • Ставте під сумнів все. Не слід думати, що якщо процес виконувався певним чином впродовж ряду років, то це найбільш ефективний спосіб його виконання.
  • Використайте "несхожість" — представте себе іншою людиною, послугою, місцем або річчю.
  • Прочитайте хоч би один журнал, що не відноситься до галузевих видань і/або не відноситься до бізнесу взагалі, — для пошуку ідей.

4. Переконфігурація бізнес-процесів і видів діяльності

Після того, як будуть виявлені проблемні ділянки у бізнес-процесах або видах діяльності організації, необхідно у загальних рисах описати можливі рішення і "вбудувати" їх у бізнес-процес, щоб перевірити їх відповідність. Деякі рішення підійдуть, інші — ні. Намагайтеся вчитися на кожній невдачі. Пам'ятайте, що компанія

Sony відома своїми успішними продуктами, і, проте, у неї один з найвищих рівнів частоти відмов. Проте більшість з нас пам'ятають її успіхи, а не невдачі.

Після того, як будуть знайдені рішення, які працюють, можливо, слід переконфігурувати бізнес-процеси або види діяльності для виведення їх на більш високий рівень ефективності. Це означає, що необхідно провести додатковий аналіз після перебудови бізнес-процеса.

Майте на увазі і те, що рішення може спрацювати відносно одного виду діяльності і не спрацювати відносно іншого. Використайте метод проб і помилок для навчання, а не для звинувачень і розчарувань.

5. Управління новими процесами, що переконфігуруються

Після того, як бізнес-процеси і види діяльності будуть вдосконалені, можливо, доведеться змінити управлінські прийоми підтримки таких удосконалень. Якщо старі бізнес-процеси не працювали, то чому повинен працювати старий стиль управління роботою? Прогрес вдосконаленого бізнес-процеса можна відстежувати шляхом документальної фіксації і відображення у бухгалтерському обліку економії часу, ресурсів і робочого навантаження.

Шість способів удосконалення видів діяльності і вихідних результатів

Для поліпшення усієї діяльності в цілому керівництво і працівники, зайняті в процесах, повинні провести удосконалення кожного бізнес-процеса. Необхідно сконцентрувати увагу на вдосконаленні бізнес-процеса, оскільки акцент на ресурсах або видах діяльності може привести до недостатньої міри оптимізації. Пропонуємо декілька порад на шляху вдосконалення бізнес-процесів і видів діяльності.

  • Скорочуйте об'єми бізнес-процесів і видів діяльності там, де це можливо.
  • Усувайте види діяльності, завдання і кроки, що не створюють доданої вартості або не є допоміжними для видів діяльності, що створюють додану вартість.
  • Координуйте кожен вид діяльності з клієнтами, постачальниками, іншими центрами витрат або іншими підрозділами.
  • Автоматизуйте види діяльності, де тільки це можливо.
  • Удосконалюйте внутрішні методи і/або міняйте послідовність виконання видів діяльності.
  • Розпочинайте з поточних питомих витрат по бізнес-процесу і видам діяльності. Потім поміняйте напрям руху і поверніться до окремих категорій витрат (таким, наприклад, як зарплата, матеріали і т. д.), аналізуючи види діяльності і завдання, що входять в кожен вид діяльності.

В результаті проведення удосконалення усувається розчарування, з'являються гроші для зростання, відбувається економія витрат і робочого навантаження.



Матеріали по темі