Як провести ефективну нараду

Як провести ефективну нараду


Планерки, збори і наради - невід 'ємна частина робочого процесу. Їх головне завдання полягає в колективному аналізі будь-якої службової ситуації. Учасники робочих зустрічей можуть і повинні активно висловлюватися, обговорювати деталі, пропонувати варіанти вирішення проблем. Щоб нарада стала ефективною, організатор повинен дотримуватися певних правил.

Вам знадобиться

  • - порядок денний;
  • - регламент проведення наради;
  • - протокол наради.

Інструкція

1. Запам 'ятайте основні ознаки ефективної наради. Їх небагато:1. 2. організатор провів всю необхідну підготовчу роботу; 3. На нараді присутні тільки зацікавлені співробітники, які мають безпосереднє відношення до обговорюваних питань; 4. Дискусія не відхиляється від основної теми; 5. За підсумками наради визначені найближчі плани і співробітникам дані конкретні доручення. Всі ці питання керівник повинен контролювати особисто, особливо якщо в організації ще не сформований механізм проведення ефективних зборів.

2. Сформулюйте головну тему наради. Вона повинна бути актуальною і зрозумілою для співробітників. Дуже важливо, щоб робоча зустріч мала конкретну мету: розробити план заходу, схвалити рішення, висунути ідею тощо. Наприклад, не варто обговорювати світову економічну кризу, якщо у вашому рекламному агентстві скоротилося число замовників. Нараду в цьому випадку потрібно присвятити розширенню спектру послуг та зміні системи знижок.

3. Підготуйте детальний порядок денний зборів. У ній вкажіть основну тему, питання, які планується обговорити, прізвища та імена доповідачів, склад запрошених, дату, час і місце проведення заходу. Кожен пункт порядку має деталізувати основну тему наради, відображати будь-який її аспект. Групувати питання можна або за принципом "від простого до складного", або в аналітичному порядку - "наявна ситуація - її витоки - можливі варіанти вирішення".

4. Додайте до порядку денного регламент наради. У ньому визначте час на виступ основних доповідачів, на інформацію співдоповідачів, на уточнюючі питання та на обговорення. Складайте регламент навіть для невеликих службових зборів. Так ви привчите себе і своїх співробітників цінувати робочий час, вкладатися у відведені терміни, викладати думки чітко і по суті.

5. Ознайомте співробітників з порядком денним заздалегідь. Розішліть її корпоративною електронною поштою або роздайте в руки кожному запрошеному на нараду. Попросіть всіх підготуватися до обговорення. Акцентуйте увагу на тому, що ви чекаєте від кожного учасника пропозицій в рамках його компетенції.

6. Почніть нараду власним невеликим виступом. Протягом 3-5 хвилин розкажіть про причину, що спонукала вас організувати цей збір, і про той результат, якого ви хочете досягти. Потім ознайомте учасників з порядком денним та регламентом роботи.

7. Керуйте обговоренням. Підтримуйте доброзичливу, але конструктивну дискусію. Спонукуйте кожного учасника наради висловлювати свою думку, звертайтеся до "мовчан" з персональними питаннями, які потребують розгорнутої відповіді. Тактовно, але твердо припиняйте спроби відвести розмову в бік від головної проблеми. З кожного питання підбивайте проміжні підсумки.

8. Завершуючи нараду, ще раз озвучте прийняті рішення і доручення, дані співробітникам. Переконайтеся, що всі учасники зрозуміли свої завдання і запам 'ятали терміни їх виконання. Важливі моменти внесіть до протоколу. Його копію направте фахівцям, відповідальним за виконання доручень, а також співробітникам, які беруть участь у реалізації прийнятих рішень.