Як писати ділового листа

Як писати ділового листа


У наш час листи йдуть у минуле і стають рідкістю. Але це не стосується ділового листування. Ділові листи є офіційним документом. З їх допомогою встановлюються контакти, вони фіксують всі етапи ділових взаємин. І вміння скласти діловий лист говорить про кваліфікацію опонента зокрема і фірми в цілому.

Інструкція

1. Використовуйте для написання ділових листів офіційні бланки фірми. Незалежно, чи складається лист на папері або в електронному вигляді, він повинен мати логотип фірми-відправника. Також на бланку повинні бути вказані поштова адреса фірми, телефони і факс, адреса електронної пошти і сайту. Залишайте поля - з лівого боку три сантиметри, з правого - півтора сантиметри. Поля потрібні для підшивки листа до архівної теки.

2. Дотримуйтесь офіційного стилю листа. Діловий лист має бути однозначним і не допускати кілька витлумачень. В електронному листі необхідно вказувати тему листа. Не використовуйте у діловому листуванні емоційки. У разі, якщо це продовження листування, залишайте лист, на який пишете відповідь, у вигляді цитування. Можна процитувати лист не цілком, а тільки ті фрагменти, на які ви відповідаєте. Так опоненту буде зрозуміліше зв 'язок між його листом і вашою відповіддю.

3. Починайте лист з ввічливого звернення, наприклад: "Шановний Петре Івановичу!" Звернення розташовується в центрі сторінки. Ім 'я пишеться повністю, використання ініціалів тут неприйнятно. Після звернення слідує вступна частина, в якій коротко формулюється мета листа. Наступним розділом ділового листа є основна частина, де більш детально вказуються причини написання листа, питання та шляхи їх вирішення. Завершує лист підбиття підсумків та звернення до адресата з конкретною пропозицією або викладом того, чого саме ви очікуєте від адресата для вирішення питання.

4. Будьте коректні в заключній частині. Не приймайте рішення за своїх адресатів. Краще висловити надію, що проблема буде вирішена найкращим на вашу думку чином. Вважається неетичним квапити адресата, використовуючи слова "терміново" і "негайно". Використовуйте коректну форму: "Прошу Вас дати відповідь у такі-то терміни" .Підпис у діловому листі має бути офіційним. Наприклад: "З повагою, Сергій Васильович Іванов" .Указуйте свою посаду, назву фірми і контактну інформацію в підписі. Якщо діловий лист містить програми, перед підписом має бути вказання на це.