Як підготувати і провести конференцію

Як підготувати і провести конференцію


Конференція в будь-якій організації є надзвичайно важливим заходом. Вона вимагає ретельної підготовки та бездоганної реалізації. Будь-який нюанс може зіпсувати враження про вашу компанію. Існують основні принципи, які слід враховувати для організації успішної конференції.

Вам знадобиться

  • Папір, інтернет, гроші

Інструкція

1. Поставте перед собою чітку мету. Навіщо вам потрібна ця конференція? Що, в кінцевому підсумку, ви хочете отримати? Конференція може бути спрямована на забезпечення компанії надійними бізнес-контактами, на поліпшення іміджу, на пошук інвесторів тощо. Залежно від цього обирається певний напрям, якого слід дотримуватися протягом процесу підготовки та проведення заходу. Пам "ятайте, що мета повинна бути досяжна, вимірювана і мати реальні часові характеристики.

2. Дайте назву заходу. Якщо воно проводиться не вперше, то не забудьте вказати нумерацію. Назва має бути яскравою, кидкою, інтригуючою. Ваша цільова аудиторія повинна зацікавитися конференцією.

3. Визначте чітку цільову аудиторію. Навіть ідеально підготовлена і організована конференція може не принести ніякого ефекту, якщо ви запросите на неї не "тих" людей. Задайте собі питання, хто повинен виступати, чия думка має бути почута, чим цей захід може бути цікаво гостям. Спробуйте визначити, де і як краще спілкуватися з потенційною цільовою аудиторією, що впливає на прийняття потрібних людей рішення про участь в організованому вами заході.

4. Визначіться з часом і місцем проведення конференції. Більшість конференцій проводиться в будні (крім п 'ятниці), якщо не передбачається тривалий захід. Від місця багато в чому залежить вся думка про подію в цілому. У гостей ставлення до конференції формується ще тоді, коли вони тільки шукають конференц-зал або готель. Тому якомога детальніше опишіть маршрут, за можливості розмістіть покажчики.

5. Оголосіть про проведення конференції. Виберіть ЗМІ, до яких найбільш часто звертаються представники вашої цільової аудиторії. Розмістіть рекламу або статті про майбутній захід. Розішліть запрошення всім гостям, які вас цікавлять. Буде цей інформаційний лист або барвистий бюлетень, вирішувати вам. У запрошенні вкажіть місце, час, назву та напрям конференції.

6. Зберіть комітет, який розгляне всі відгуки на вашу пропозицію і відбере найбільш цікаві і відповідні темі заявки. Після цього можна буде приступити до формування програми заходу.

7. Розподіліть обов 'язки всередині команди. Хтось відповідає за спілкування з гостями, хтось вирішує всі питання зі ЗМІ, хтось веде захід тощо. Надайте всім учасникам конференції додаткові матеріали про виступаючих. Перед заходом обов 'язково перевірте всю техніку.

8. Якщо ви розумієте, що не вкладаєтеся в часові терміни, встановіть ліміт часу на кожен виступ і на кількість питань. Зверніться до аудиторії з пропозицією поставити виступаючим всі додаткові запитання вже після закінчення заходу.