Як організувати роботу в офісі

Як організувати роботу в офісі


Від того, як організована робота в офісі, залежить продуктивність праці його співробітників, які проводять в ньому не менше 8 годин щодня. Організація офісу, це цілий комплекс питань від вибору необхідних меблів до інформаційної безпеки, які необхідно вирішити, щоб забезпечити нормальну роботу всіх його співробітників і компанії, якій він належить.

Інструкція

1. Сучасні офіси організовуються за принципом "відкритого простору", коли всі співробітники розташовуються в одному просторому і світлому робочому приміщенні, розділеному на функціональні зони. Радимо запросити фахівця, який допоможе оформити офісне приміщення, визначить, де і як будуть розташовані функціональні зони, їх види. Він же зможе організувати і найкращим чином розмістити робочі місця керівника і співробітників офісу відповідно до санітарно-гігієнічних норм. Разом з ним ви зможете підібрати необхідні меблі і обставити нею не тільки робочі місця, а й зону для відпочинку, місце для зустрічей з клієнтами і партнерами.

2. Продумайте питання проведення ремонтних та профілактичних робіт в офісі. Вони будуть потрібні для комп 'ютерів та оргтехніки. Виберіть обслуговуючі сервісні організації, з якими ви будете співпрацювати з цього питання або організуйте власне підрозділ вашої компанії, чиїм завданням буде вирішення цього питання своїми силами. Якщо витратні матеріали і канцелярське приладдя вам буде необхідно купувати у великій кількості, то визначтеся з постачальниками і знижками, які вони вам будуть надавати.

3. Продумайте способи забезпечення керівників і співробітників автотранспортом, систему планування поїздок і можливість оптимізації використання службового парку автомашин. Обговоріть з керівництвом питання технічного обслуговування та страхування автотранспорту, що належить компанії або взятого нею в оренду.

4. Вирішіть питання з охороною офісу та організацією системи безпеки. Важливо питання і техніки безпеки, включаючи пожежну безпеку і способи евакуації людей в екстрених випадках.

5. З відповідальними фахівцями та керівництвом компанії виріште питання інформаційної безпеки, управління внутрішніми інформаційними потоками, розмежування доступу та забезпечення збереження службових і комерційних таємниць.

6. Продумайте питання діловодства - чи буде ним займатися окрема людина або підрозділ, або ці обов 'язки будуть покладені додатково на співробітників інших підрозділів. При необхідності, створіть систему внутрішнього і зовнішнього кур 'єрського зв' язку та організуйте роботу кур 'єрів.

7. Організуйте корпоративне харчування - власну їдальню або кафе, використання пунктів громадського харчування сторонніх організацій, кейтеринг.