Як організувати прийом

Як організувати прийом


Офіційний прийом - один з найпопулярніших форматів ділових зустрічей у представницькій практиці фірм. Грамотно організований прийом гостей - прекрасна можливість встановити нові і розширити старі ділові зв 'язки з партнерами, отримати важливу для компанії інформацію, зміцнити свою репутацію, додати нових "фарб" до іміджу.

Інструкція

1. Приводи для прийомів можуть бути різними: святкові дати, річниці знаменних подій, візит почесного гостя (або його проводи), приїзд (або від 'їзд) делегації фірми-партнера, відкриття виставки, підписання "доленосного" договору або угоди, інформаційний привід, що вимагає підтримки контактів з представниками преси. Це може бути і просто регулярний захід організації - без зв 'язку з якоюсь подією.

2. План підготовки прийому включає:• вибір форми (виду) прийому, • складання списку гостей, • розсилка запрошень, • планування розсадження за столами, сервірування столу, складання меню (у разі організації "трапез" - сніданку, обіду, вечері) .Підготовка змістової складової - це насамперед: планування теми для обміну думками і вміле "вибудовування" виступів-коментарів активістів зустрічі, які по ходу прийому координує ведучий (ведучі). Їхня мета - зробити захід продуктивним, цікавим для всіх запрошених.

3. Прийоми прийнято підрозділяти на:• з розсадкою (тобто із заздалегідь закріпленими за гостями місцями) та без розсадки, • офіційні (формальні) та неофіційні (неформальні).

4. Денні прийоми - нетривалі зустрічі в дообідній час. За такими прийомами стійко закріпилися назви: "келих шампанського", "келих вина", "сніданок". Перші два формати - найпростіші. Місця за столами не плануються (напої, закуски пропонуються офіціантами гостям, що стоять - як правило, з 12.00 до 13.00 годин) ".Завтрак" триває від півтори години до двох (зазвичай у проміжку з 12.00 до 15.00). Форма одягу - повсякденна (якщо інше не обумовлене в запрошеннях).

5. Вечірні прийоми - більш урочисті. Це "чай", "коктейль", "фуршет", "обід", "обід-буфет", "чай", "вечеря" ".Чай" - прийом між 16.00 і 18.00 годинами. Це традиційно жіноча зустріч тривалістю 1-1,5 години. До столу подаються кондитерські та булочні вироби, фрукти, соки, води, десертні та сухі вина (закуски - рідко) ".Коктейль" і "фуршет" (проводяться стоячи) - зустріч у проміжку з 17.00 до 20.00 годин. Триває 2 години. У меню - холодні закуски, кондитерські вироби, фрукти (іноді - гарячі закуски). Спиртне виставляється на столиках або розноситься в келихах офіціантами. Форма одягу - за вказівкою в запрошеннях: або повсякденний костюм, або смокінг ".Обід" організовується з 20.00 до 21.00 години, триває 2-2,5 години. Його страви: холодні закуски, суп, гаряче (м 'ясне і рибне), десерт, спиртні напої (до кожної страви - свої). Після обіду (тривалістю година) гості запрошуються до вітальні, де їм подаються чай або кава ".Ужин" - найпізніший прийом. Початок - о 21.00 або пізніше. Його меню аналогічно обідньому. Як і форма одягу - темний костюм, смокінг або фрак для чоловіків і вечірня сукня для жінок ".Обід-буфет" - менш офіційний прийом (організовується зазвичай після кіносеансу або концерту). Столи з закусками накриваються як на фуршеті. Розсадка за столиками на 4-6 осіб - вільна.

6. Організовуючи прийом, продумуйте все до дрібниць. Подбайте про відповідність розмірів приміщення кількості гостей. Що стосується меню, то воно повинно враховувати смаки, національні та релігійні традиції запрошених (подбайте, за обставинами, про приготування і постних, і вегетаріанських страв).