Як організувати діловодство

Як організувати діловодство


Діловодство - робота з документами та документаційне забезпечення управління в даній конкретній організації, регламентується РТ Р 51141-98 "Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення ". Організація діловодства полягає в організації реєстрації, зберігання та використання вхідних, вихідних та внутрішніх документів у поточній діяльності підприємства.

Інструкція

1. Організовуючи діловодство, визначіться, чи є у вашого підприємства, організації, територіально віддалені підрозділи або філії, врахуйте цей факт і передбачте механізм взаємодії з цими підрозділами. Система діловодства в них повинна бути ідентичною з головним офісом, щоб уникнути проблем при реєстрації та оформлення документів.

2. Подумайте, яку з існуючих форм діловодства ви будете використовувати: централізовану, змішану або децентралізовану. Їх вибір визначає структура підприємства (чи є у нього територіально віддалені підрозділи) і технічна оснащеність служби діловодства. Якщо ця служба нечисленна і технічно не забезпечена, то частина її функцій передається підрозділам. У цьому випадку має місце змішане діловодство. У тому випадку, якщо ця служба оснащена всіма необхідними кадровими, технічними та програмними засобами, то така форма ведення діловодства буде централізованою.

3. У кожному структурному підрозділі виділіть спеціальну штатну одиницю, яка здійснюватиме ведення діловодства. Якщо такої можливості немає, то призначте іншого співробітника, який буде поєднувати виконання своїх основних посадових обов 'язків з функцією діловодця.

4. Визначте кількість та номенклатуру справ, до яких належатимуть усі вступники, вихідні та внутрішні документи. Якщо це документи з вищестоящої (головної) організації, то вони надходять на розгляд керівнику; документи підвідомчих організацій повинні надходити на розгляд заступнику керівника, який курирує роботу з ними. Відповідно, звернення громадян - тому заступнику, на якого покладено обов 'язок працювати з населенням.

5. Виявивши коло кореспондентів, створіть класифікатор, за яким ви зможете відразу визначати, до якої кореспондентської групи відноситься даний документ. Наприклад, для органів державної влади присвойте код 01, для листів вищої організації - код 02, для постачальників - код 03, для замовників - код 04 тощо. Це допоможе впорядкувати рух документів всередині організації.

6. Визначте, в якій формі буде вестися документообіг - у журнальній або картковій. Обидві форми реалізовані в спеціальних програмах електронного документообігу. Якщо ви поки не можете придбати таку програму, користуйтеся електронними журналами реєстрації документів, їх можна оформити в Excel.