Як оформити вхідні листи

Як оформити вхідні листи


Вступники в організацію документи підлягають обліку. Зазвичай реєстрація вхідних листів - завдання канцелярії, але в невеликих колективах цей обов 'язок часто покладають на секретаря. Методика оформлення кореспонденції, як правило, детально описується у внутрішній інструкції з діловодства. Якщо ж вона відсутня, при обробці нових документів потрібно дотримуватися певного порядку дій.

Вам знадобиться

  • - журнал реєстрації вхідної кореспонденції;
  • - штамп "Вхідний лист".

Інструкція

1. Прийміть і розсортуйте кореспонденцію. Розкривати потрібно всі листи, крім тих, що мають особливу позначку, наприклад, "Особисто керівнику" або "Конфіденційно" тощо. Не поспішайте викидати конверт, попередньо перевірте, чи вказано в тексті зворотну адресу. Реєстрації не потребують бухгалтерські документи (рахунки, накладні), привітання, рекламні матеріали.

2. Внесіть відомості про листи до журналу реєстрації вхідної кореспонденції. Він може бути електронним або традиційним (паперовим). Заповнюючи електронні форми, дотримуйтесь рекомендацій розробників програми. Комп 'ютерні системи полегшують канцелярську працю, допомагає швидко знайти потрібну інформацію. Однак, в них важлива уніфікація, суворе дотримання правил введення відомостей, інакше документ може загубитися в базі.

3. Традиційний журнал реєстрації придбайте в друкарні або оформіть самостійно в зошиті формату А4. Головна вимога до нього - простота пошуку, наочність і акуратність заповнення. Зручно вести журнал у вигляді таблиці з наступними графами:1. Дата реєстрації. Вхідні листи враховуйте в день отримання та ввечері передавайте на розгляд керівнику, якщо в організації не прийнятий інший порядок; 2. Реєстраційний номер. Цей атрибут документа складається з номера папки-справи "Вхідні документи" (за затвердженою номенклатурою справ організації) і порядкового номера (з початку календарного року) листа, що надійшов. Наприклад, "№ 01-12-273", де 01-12 - номенклатурний номер справи, 273 - унікальний номер листа. Вся кореспонденція реєструється один раз, незалежно від кількості надійшли пізніше копій, у тому числі електронних, 3. Автор листа (організація, приватна особа), наприклад, "ТОВ" Зустріч "або" Адміністрація області, заступник голови В.С.Сідоров "тощо, 4 Тема документа. Цю графіку можна заповнити відомостями з заголовка листа або коротко сформулювати основну думку після його прочитання. Пишіть так, щоб пізніше ви могли легко згадати, про який саме документ йдеться, і пояснити це колегам. Наприклад, "Про укладення договору на транспортні послуги" або "Про надання відомостей з податку на прибуток до 12.12.2011" тощо, 5. Виконавець. Заповніть графу після отримання візи керівника. Впишіть прізвище співробітника, який буде готувати відповідь. Тут же позначте термін виконання. Дату відповіді на терміновий лист виділіть кольоровим маркером або підкресліть. Примітки. Тут ви можете робити позначки про виконання доручення керівника, або вказувати наявність важливих додатків до листа, або позначати кількість копій, що знаходяться у співробітників в роботі.

4. Доповніть таблицю на ваш розсуд. Наприклад, побоюючись за збереження документів, виділіть графу для підпису виконавця при отриманні листа. Однак не перевантажуйте журнал і себе надмірно докладними записами. Всю потрібну інформацію містить документ, реєстраційні форми лише допомагають простежити стадію роботи над ним.

5. На всіх листах проставте спеціальний штамп, на якому вказано вид кореспонденції - "Вхідні". Відбиток повинен розташовуватися в правому нижньому куті першої сторінки документа. Слідкуйте, щоб друком не перекривався текст. Порядковий номер і дату вступу впишіть у рядок відбитка вручну.