Як оформити особисту справу на працівника

Як оформити особисту справу на працівника


Особова справа співробітника - це інформація, яка відображає всі стадії відносин працівника та організації. Воно формується (ведеться та оформляється) кадровим органом або спеціальною уповноваженою посадовою особою. Оформляти особову справу необхідно відповідно до чинних правил ведення діловодства.

Вам знадобиться

  • Папка "" Особиста справа "";
  • Документи (або їх копії) працівника;
  • Ручка;
  • Дирокол.

Інструкція

1. Особову справу заводять після видання наказу про призначення працівника на посаду.

2. До складу особової справи входять: внутрішній опис документів; анкета та особистий листок з обліку кадрів; копії документів про освіту (і всі кваліфікаційні свідоцтва); посвідчення особи; довідки та інші документи, що підтверджують зміни анкетних даних працівника (копії свідоцтва про шлюб, ІПН, страхового свідоцтва, свідоцтва про народження дітей); угода про матеріальну відповідальність; копії всіх наказів про призначення, переведення, заохочення, відрядження, відпустки тощо; трудовий договір (контракт); дані переатестацій; характеристики. Всі ці документи (або їх копії) необхідно підшити в одну теку.

3. У внутрішньому описі необхідно перерахувати всі документи, які підшиті в особисту справу. Документи підшивають у хронологічному порядку в міру надходження. У графі "Примітка" внутрішнього опису вказується про вилучення документів або про заміну справжників копіями. Внутрішній опис підписує той співробітник, який його складав, із зазначення прізвища, імені, по батькові та дати складання.

4. Записи, які вносяться в особисту справу, пишуться пір 'яною або кульковою ручкою чорного, синього або фіолетового кольорів, виправлення не допустимі.

5. Аркуші особової справи працівника та його внутрішнього опису нумеруються окремо.

6. При закритті особової справи, до неї потрібно підшити заяву та наказ про звільнення працівника.

7. Зберігають особисті справи в сейфі організації або підприємства. Їх видають в особисте користування тільки певній категорії співробітників, які мають доступ до кадрової інформації.

8. Особові справи звільнених співробітників передаються на архівне зберігання на 75 років. Особисті справи керівників підприємства зберігаються постійно.