Як оформити документи для здачі в архів

Як оформити документи для здачі в архів


Оформлення документів для здачі в архів здійснюється після завершення року. Таким чином готують документи до зберігання у зв 'язку з встановленими правилами. Залежно від термінів зберігання, а також цінності документів, справи оформляються повністю або за спрощеною системою.

Інструкція

1. Складіть номенклатуру справ для документів тимчасового зберігання (до 10 років включно). Перевірте правильність формування справи (чи немає там документів з постійним терміном зберігання). Справи залиште на скоросшивателях, вони повинні бути систематизовані за номенклатурою справ і нумерувати їх не потрібно. В архів справи здаються за номенклатурою справ.

2. Для справ довготривалого зберігання (понад 10 років) здійснюється:1. Палітурка справи (підшиваються в тверду папку або обкладинку міцною ниткою в чотири проколи або можуть бути переплетені) .2. Нумерація аркушів (здійснюється чорним графітним олівцем у правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документа). Складання засвідчувального напису (вказуєте скільки підшито аркушів, чи є пошкодження, підписуєте та ставите дату) .4. Складання внутрішнього опису документів (для справ з особливо цінними документами, особових, судових і слідчих справ та ін.). Наприкінці опису вкажіть кількість документів у справі та кількість аркушів опису. Оформлення всіх реквізитів обкладинки справи (найменування установи, структурного підрозділу, діловодчий індекс справи, заголовок справи, термін зберігання справи.

3. На документи постійного або довготривалого терміну зберігання складіть опис. Вона повинна включати в себе індивідуальний номер справи, а також розкривати в заголовку справи її зміст і склад. В описі також обов 'язково повинен бути вказаний термін зберігання справи. Вкажіть кількість справ і номер першої та останньої справи, поставте підпис і дату. На справи щодо особового складу складається окремий опис.

4. Здайте підготовлені справи в архів. Працівник архіву у вашій присутності перевірить за номенклатурою або описом кількість справ, зробить засвідчувальний напис, відзначить номери відсутніх справ, поставить дату прийому-передачі справ. Опис скріплюється підписами осіб, які здійснили прийом-передачу справ.