Як оформити діловий лист

Як оформити діловий лист


Від оформлення та змісту ділового листа багато в чому залежить доля наміченої справи, подальшої співпраці, прохання. Цей документ ви готуєте і направляєте на адресу свого потенційного або діючого інвестора, партнера. Воно відіграє роль вірчої грамоти, за якою адресат буде судити, наскільки серйозно до вас треба поставитися. Це показник вашої компетенції, грамотності та вміння коротко і переконливо викладати свої доводи. Існують загальні правила оформлення ділових листів, що не залежать від їх змісту.

Інструкція

1. Пишіть ділові листи на стандартних аркушах листів паперу формату А4. Якщо ви пишете від імені організації, то використовуйте її бланк, на якому вказано назву, юридичну адресу, адреси електронної пошти, номери факсів і телефонів для зв 'язку. Після отримання такого листа, адресат зможе зв 'язатися з вами без особливих проблем.

2. Вимоги до зарамкового оформлення документа, ширина полів, розміри відступів, викладені в ДСТР 6.30-2003. Згідно з ним, ширина лівого повинна бути дорівнювати 3 см, правого - 1,5 см. Для написання ділових листів слід використовувати стандартний шрифт Times New Roman 12 розміру. Нумерація сторінок проставляється, якщо лист написано на декількох сторінках. Нагорі першої сторінки проставляється реєстраційний вихідний номер листа і дата його реєстрації.

3. Праворуч, у шапці листа, зазначається найменування посади, прізвище та ініціали одержувача листа, адреса організації, до якої лист надсилається. Зліва в окремому полі необхідно вказати тему листа.

4. Починати діловий лист слід зі звернення: "Шановний (ая) пане (пані)" після цього вставте ім 'я і по батькові адресата. Перший абзац повинен починатися стандартними фразами: "Звертаємо Вашу увагу", "Ми раді повідомити Вас", "В даний час" і т. п. Звертаючись до одержувача листа, завжди пишіть займенник Ви, Вас з великої літери. У першому абзаці викладіть коротко суть вашого письмового звернення та переходьте до основної частини.

5. Викладайте суть листа короткими, добре читаними реченнями. Розбивайте текст на логічно відокремлені абзаци. Уникайте зайвих подробиць, постарайтеся вкластися на один аркуш.

6. Останній абзац почніть зі слів "Виходячи з вищевикладеного" або "Враховуючи вищесказане". Після них викладайте свій висновок, прохання, пропозицію.

7. У тому випадку, якщо до листа будуть додані додаткові матеріали, вкажіть список з номерами додатків та їх найменуваннями, кількістю аркушів.

8. Завершіть лист найменуванням своєї посади, прізвищем та ініціалами, поставте підпис і число. Якщо лист було написано за вашим дорученням, то виконавець внизу аркуша повинен вказати своє прізвище, ініціали і телефон для зв 'язку, якщо адресату будуть потрібні уточнення.