Як нумерувати штатний розпис

Як нумерувати штатний розпис


Штатний розпис - це спеціальний документ, в якому міститься інформація про кадровий склад організації і про зарплату співробітників. Це документ, що відноситься до звітності, тому його необхідно заповнювати відповідно до правил, наприклад, коректно нумерувати. Як це зробити?

Інструкція

1. При складанні найпершого штатного розпису у графі "Номер документа" поставте "1". Це означатиме, що це перший документ подібного роду за даний період.

2. Для наступних штатних розписів розробте свою систему нумерування. Вона може бути наскрізною і щорічною. При наскрізній системі кожному подальшому розкладу присвоюється порядковий номер. Оскільки воно зазвичай випускається раз на рік, то наступного року воно матиме номер 2, потім - 3 і так далі.

3. При щорічній системі з кожного року починається новий відлік кількості штатних розписів. Якщо воно не змінюється протягом року, тобто кількість співробітників підприємства і зарплати залишаються колишніми, то в наступному році співробітник відділу кадрів створює точно такий же документ, як і раніше, тільки із зазначенням нового року видання документів. Він також повинен значитися під номером 1. У тому випадку, якщо протягом календарного року було проведено скорочення або збільшення штатів, а також перегляд тарифної сітки оплати праці, організація випускає новий документ, вже під номером 2. Тим не менш, наступного року відлік розкладів як і раніше починається з номера 1.

4. У організації є право випустити один штатний розпис на кілька років. У цьому випадку наступне, коли б воно не було випущено, повинно носити номер 2. Але кожного року такий довгостроковий розклад має підтверджуватися наказом керівника, в якому має бути вказаний новий термін дії документа.

5. Якщо штатний розпис змінюється часто і стає важко відстежувати його зміни за роками, ви можете додати до цифр буквений код. Він може позначати причину зміни розкладу, наприклад, скорочення штатів або перегляд окладів. Подібні зміни необхідно доводити до відома всіх співробітників кадрової служби, щоб уникнути плутанини в документах.