Як написати службовий лист

Як написати службовий лист


Службові листи становлять до 80% від загальної кількості документів, які готуються в організації або на підприємстві. З їх допомогою відбувається спілкування між установами і приватними особами. Службові листи мають інформаційний характер, вони так само можуть бути складені у вигляді запиту або вимоги.

Інструкція

1. Визначіться з метою листа. Його потрібно писати тільки в тому випадку, якщо питання, якому воно присвячене, не можна вирішити по телефону або при особистій зустрічі, а також, якщо воно повинно служити офіційним документом, що підтверджує сам факт його відправлення. Обміркуйте його попередньо і переконайтеся в тому, що адресат вами обраний правильно і що в його компетенції буде лежати відповідь у тому випадку, якщо ваш лист - запит.

2. В одному листі має бути викладено лише одне питання. Кілька питань допускається викладати тільки в тому випадку, якщо вони взаємопов 'язані між собою. Адресат повинен відразу зрозуміти суть і категорію вашого листа, тому її необхідно викласти в перших же фразах. У них повідомте не тільки суть питання, а й ті дії, які ви припускаєте отримати у відповідь. У ввідній частині ви можете послатися на нормативні акти, якими ви керуєтеся при складанні листа і які служать підставою для запиту або надання інформації.

3. Якщо обставини і суть питання вже відомі адресату і були обговорені заздалегідь, то службовий лист можна писати без вступної частини, викладаючи відразу саме питання.

4. Основна частина листа повинна спонукувати до дій, переконувати або роз 'яснювати. Текст її повинен бути ясним, чітким, коротким і логічним. Факти, що викладаються в ньому повинні бути перевіреними і об 'єктивними, цифрові дані - максимально точними. Сам лист пишіть у діловому, нейтральному тоні. Текст може бути написаний від першої особи в єдиному або множині або від третьої особи в єдиному числі.

5. Уникайте в тексті листа категоричних виразів. Використовуйте для цього ввідні слова і конструкції: якщо можливо, мабуть, як випливає з, як відомо.

6. Діловий етикет вимагає починати лист з фрази "Шановний" і писати ім 'я та по батькові адресата. Якщо їх немає, то в кінці листа, перед підписом керівника вашої організації обов 'язково повинна стояти фраза "З повагою",. Цю повагу ви можете підкреслити і в тексті листа, використовуючи такі деепричастні оберти, як: "ретельно вивчивши ваші зауваження Ваші зауваження"..., "уважно розглянувши Ваші пропозиції"....

7. Службовий лист обов 'язково має бути написано на бланку організації, де вказано її повне найменування та контактні телефони.