Що входить у поняття діловодство

Що входить у поняття діловодство


Діловодство - важлива частина діяльності будь-якого підприємства, що дозволяє вести облік всієї розпорядчої та ділової документації. Працівник або цілий підрозділ, до завдань якого входить діловодство, існують на кожному підприємстві, незалежно від форми його власності. Грамотно поставлене діловодство - гарантія злагодженої роботи всього підприємства та його оперативної реакції на зміну умов підприємницької діяльності та ринку.

Для чого потрібно діловодство

Рано чи пізно після початку діяльності будь-яке підприємство стикається з необхідністю організувати роботу з документами, які є базовим інструментом управління, оскільки саме з їх допомогою і здійснюється передача керівних вказівок, доведення управлінських рішень до конкретного виконавця. Система діловодства на підприємстві покликана забезпечити стандартизацію та однаковість документації, організувати її облік та зберігання з метою полегшення роботи з діловими документами. У функції системи діловодства входять:

грамотна організація документообігу, що забезпечує оперативну передачу документів найбільш коротким шляхом з мінімальними витратами часу, що дозволяє контролювати проходження будь-якого документа та його виконання у призначені терміни; - автоматизована система реєстрації та обліку всієї вхідної, вихідної та внутрішньої документації;

- архівація документів, що дозволяє систематизувати їх за формальними ознаками і формувати їх у справи, - створення номенклатури справ - системи кодів за переліками заголовків справ, що полегшує їх систематизацію і визначає строки зберігання архівів, встановлені законодавчими або галузевими нормативними актами.

Якщо всі ці функції роботи з документообігом на підприємстві реалізовані, можна говорити, що система діловодства налагоджена і працює так, як потрібно.

Організаційно-правові моменти

Будь-який документ, на якому стоять реквізити підприємства, вважається діловим папером і, отже, для нього визначені правові наслідки, тобто цей документ вже може пред 'являтися в суді при вирішенні виниклих конфліктів і протиріч. Тому і ведення діловодства має здійснюватися на підставі нормативних документів - спеціально розроблених інструкцій, перевірених юридичною службою та затверджених керівником підприємства. Ця інструкція не тільки керівництво, а й документ, обов 'язковий для виконання, тому ознайомлені з нею повинні бути всі зацікавлені особи під розпис. Бланки документів, відповідно до яких здійснює свою діяльність підприємство, повинні бути стандартизовані. Склад реквізитів, які повинні бути зазначені на бланках, визначається за ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ". Цей же стандарт встановлює і вимоги до оформлення ділової та розпорядчої документації.