Правила ділового листування

Правила ділового листування


Листування — це найважливіша складова ділового етикету. Основним правилам ведення ділового листування люди навчаються на спеціальних курсах. Ця навичка у співробітників компанії сприяє збільшенню обороту підприємства, встановленню міцних зв'язків з партнерами і споживачами, поліпшенню взаємозв'язку між різними службами і так далі. Спробуємо позначити деякі найбільш значимі моменти цієї справи.

Види ділового листування

У основі діловому листуванню лежить класифікація кореспонденції підприємства. Фахівці виділяють:

  • торгові угоди;
  • листи з вдячністю;
  • вибачення;
  • поздоровлення;
  • запити і вимоги;
  • співчуття.

Усі вони мають свої нюанси, проте, є і загальні правила ведення ділового електронного листування.

Особливості ведення ділового листування по інтернету

  • Файл з листом необхідно завжди підписувати, щоб було зрозуміло, хто посилач.
  • Вказуйте обов'язково тему листа, інакше воно може потрапити в спам, і адресат його не отримає.
  • Якщо прикріплюєте файл, то в тілі хоч би коротко вкажіть, в чому суть послання.
  • Розпочинайте текст з вітання, а у кінці не забудьте попрощатися, вказати свої контактні дані. Звернення до адресата може починатися із слів «Дорогої + ім'я і по батькові(ім'я) ", «Шанований + прізвище" - залежно від міри близькості кореспондентів. Слова «шанований", «пані", «пан", «заступник директора", і так далі скорочувати украй не рекомендується. Інакше одержувач зможе подумати, що ви не дуже-то поважаєте його насправді. Закінчувати діловий лист слід, в декількох словах благодарив людини за увагу або співпрацю. І далі ставиться вираження: «Щиро ваш.". чи «З повагою ". і т. д.
  • Якщо ви пишете лист, не прикріплюючи додаткових файлів, його структура має бути така: вступ, текст листа, формула ввічливості(«з повагою", «з найкращими побажаннями", «ваш покірний слуга" і т. д.), підпис, контактні дані(вони у багатьох електронних поштових системах виставляються автоматично), додатки.
  • Якщо лист дуже важливий, можна додатково повідомити адресата, що ви його відправили — по аські або скайпу, СМСкой або телефонним дзвінком.
  • Якщо довго немає відповіді, допускається нагадування про себе адресатові повторним листом, телефонним дзвінком, СМС або іншим способом.

Основи ділового листування

Правилами оформлення ділового листування не вітається використання жаргонів, просторечий і діалектних виразів. Можливе використання професійних термінів, якщо відомо, що адресат має ті ж професійні знання, що і ви. Хороша літературна мова, коректний тон, недвозначність, мінімум води, швидкий перехід до суті питання - на цьому і будуються основи ділового листування.

У неформальному діловому листуванні нерідко використовуються односкладові слова і скорочення: таким чином досягається враження теплоти, близького знайомства і взаємної симпатії. Прикметники «добросердий", «чуйний", «прекрасний", «дивовижний" і т. д. цілком допустимі. Вони демонструють той факт, наскільки автор листі об'єктивний або суб'єктивний. Правила ведення ділового листування не припускають звернення на «ти", навіть якщо мейл готується для найближчого знайомого.

Залежно від того, чи знаєте ви, як правильно вести ділове листування, багато в чому залежить доля угод організації і можливість її подальшого розвитку. Тому цією навичкою обов'язково повинен оволодіти кожен професійний співробітник компанії.