Контрольний список фінансового директора

Контрольний список фінансового директора


Людини, що нещодавно зайняв пост фінансового директора, може уразити величезне число завдань, що вимагають виконання. З чого ж розпочати? Приведений нижче список допоможе розставити пріоритети при виконанні цих завдань.

Слід чітко виділити декілька першочергових завдань, спрямованих на створення і підвищення точності системи прогнозу руху грошових коштів, що вимагає глибокого знання таких питань, як кредиторська і дебіторська заборгованість, виплата боргів, контракти і капіталовкладення.

Новий фінансовий директор повинен твердо засвоїти цю інформацію, перш ніж переходити до яких-небудь інших дій, оскільки без грошових коштів компанія прогорить так швидко, що фінансовий директор просто не встигне приступити до виконання інших завдань.

Найважливішим пріоритетним завданням, що йде безпосередньо за системою прогнозу руху грошових коштів, є детальне вивчення усіх діючих контрактів. Фінансовий директор повинен особисто проглянути їх і з'ясувати, чи не містять вони таких умов, які в майбутньому можуть піддати компанію ризику або зроблять істотний негативний вплив на її рентабельність.

Наступна по пріоритетності група завдань пов'язана із створенням систем показників, які допомагають фінансовому директорові визначити, які проблеми можуть виникнути і як вони вплинуть на черговість його подальших дій.

Далі по списку слідує повний огляд можливостей службовців, які знаходяться під керівництвом фінансового директора, а також графіку виконання робіт і потреб в навчанні персоналу. Недосвідченому фінансовому директорові це завдання може здатися першочерговим, але в нашому списку її пріоритетність нижча, оскільки робота з кадрами ближче до середньострокових і довгострокових цілей.

Вона робить незначний вплив на короткострокові результати роботи в підзвітних фінансовому директорові областях, тоді як вищеперелічені завдання мають бути виконані дуже швидко, щоб фінансовий директор міг з'ясувати, які області схильні до ризику і вимагають негайної уваги.

Черговість дій, наступних по пріоритетності за роботою з кадрами, може змінюватися залежно від конкретної ситуації в компанії. Проте, ми наполегливо рекомендуємо фінансовому директорові точно наслідувати ці пріоритети, у тому числі і в роботі з кадрами, оскільки виконання цих задам допоможе йому якнайкраще задовольнити найважливіші короткострокові потреби організації.

1. Прогноз руху грошових коштів. Будь-які інші дії даремні, якщо у компанії закінчуються гроші; тому негайно складіть прогноз руху грошових коштів і перший час переглядайте його щотижня. Постійно вносите зміни в модель, щоб підвищити її точність.

2. Організація щоденного вивіряння банківських рахунків. Прогноз руху грошових коштів буде не дуже точним, якщо є неточності в початкових банківських балансах. Забезпечте доступ до щоденних банківських балансів через Інтернет і переконайтеся в тому, що щоденне вивіряння засноване саме на цій інформації.

3. Аналіз кредиторської заборгованості. Переглядайте не лише усю поточну кредиторську заборгованість, але проводите також повну річну перевірку реєстру постачальників разом із службовцями, що відповідають за кредиторську заборгованість. Мета — з'ясувати характер, суму і терміни платежів. Така інформація надзвичайно важлива для підвищення точності прогнозів руху грошових коштів.

4. Аналіз стягнення боргів. Переглядайте усю поточну дебіторську заборгованість разом із службовцями, що відповідають за дебіторську заборгованість, а потім розширте перевірку, включивши в неї усіх великих клієнтів, навіть якщо зараз немає непогашеної дебіторської заборгованості. Це дасть прекрасне загальне уявлення про вступ грошових коштів для складання прогнозів.

5. Аналіз кредитних угод. Особисто переглядайте кредитні угоди, щоб перевірити дати платежів, вживані процентні ставки і особливо будь-які обмовки, які можуть привести до вимоги кредитора про дострокове погашення боргу. Знання цього запобіжить поява несподіванок в системі прогнозування руху грошових коштів.

6. Аналіз капіталовкладень. Останнє місце в системі прогнозів руху грошових коштів займають капітальні вкладення. Серед завдань, пов'язаних з грошовими коштами, капітальні вкладення займають останнє по пріоритетності місце, оскільки звичайно це дискреційні платежі. Фінансовий директор повинен знати, які капіталовкладення є найважливішими короткостроковими позиціями, які не можна відкласти, а які можна потенційно перенести на майбутнє.

7. Аналіз контрактів. Фінансовий директор і юрисконсульт повинні отримати копії усіх діючих контрактів і дуже детально вивчити їх, щоб переконатися, що вони не містять несподіванок, таких як неврахована заборгованість або можливі судові процеси. Ця проблема заслуговує на увагу з боку фінансового директора з самого початку його перебування на посаді.

8. Створення системи показників. Щоб визначити результати роботи компанії у ряді областей, створіть систему початкових показників на багатомісячній трендовой лінії. Звичайно, сюди слід включати число днів дебіторської і кредиторської заборгованості, а також запасів, валову і операційну норму прибутку, загальну точку беззбитковості і будь-які показники, що передбачаються умовами кредитних договорів. Конкретні показники мінятимуться залежно від галузі. Мета — дати фінансовому директорові ранні сигнали про потенційні проблеми в роботі компанії.

9. Створення звітів про продажі. Фінансовий директор повинен знати про очікувані продажі, принаймні, на поточний місяць, а також про усі зміни в портфелі замовлень. Такі дані повинні відбиватися в щотижневому звіті про продажі, який подається не лише фінансовому директорові, але і усій команді менеджерів.

10. Створення оперативних звітів. Фінансовий директор об'єднує усі періодичні продажі, перераховані в торгових звітах, в один оперативний звіт, в якому по статтях наводиться саме останнє очікування сумарних фінансових результатів за звітний період. Також як і торговий звіт, оперативний звіт повинен складатися щотижня і розсилатися усій команді менеджерів. Виконавши десять першочергових завдань, фінансовий директор отримає дані про усі аспекти рухи грошових коштів, проблемах з контрактами і короткострокових фінансових результатах.

11. Огляд персоналу. Після того, як короткострокові питання вирішені, можна перейти до огляду головного довгострокового активу фінансового директора — персоналу. Цей огляд повинен включати вивчення резюме усіх службовців, що знаходяться в прямому або непрямому підпорядкуванні у фінансового директора, особисті зустрічі з ними або групові наради. В результаті слід скласти ясне уявлення про здібності і мотивацію кожного співробітника, його слабкі сторони і потребу в навчанні.

12. Аналіз роботи відділів. Розробіть систему показників для тих функцій, за які несе відповідальність фінансовий директор, і визначите, ефективність яких з них необхідно підвищити в першу чергу. Спираючись на первинний огляд персоналу, розробіть план підвищення ефективності і почніть його реалізацію.

13. Розробка програм навчання. Спираючись на огляд персоналу і плани підвищення ефективності роботи відділів, розробіть програму навчання для кожного службовця залежно від того, яке місце він займає у ваших планах підвищення ефективності роботи відділів.

14. Делегування завдань. Спираючись на дані, зібрані при виконанні трьох попередніх завдань, фінансовий директор повинен розглянути можливість поступової передачі деяких завдань підлеглим, що дозволить йому приділяти більше часу іншим пріоритетним завданням. Якщо немає компетентних співробітників, яким можна передати завдання, то наступним кроком фінансового директора повинна стати заміна співробітників для підвищення якості персоналу. Приступивши до виконання пріоритетних завдань в управлінні персоналом, фінансовий директор може перейти до виявлення і усунення ризиків.

15. Розгляд рекомендацій аудиторів. Після кожної перевірки зовнішні аудитори зазвичай надсилають керівництву компанії лист, в якому перераховані проблеми контролю і інші проблеми, які, на їх думку, вимагають уваги. Це прекрасне джерело інформації для нового фінансового директора, що бажає швидко дізнатися про потенційно проблемні області.

16. Огляд звітів внутрішніх аудиторів. Звіти внутрішніх аудиторів, так само як і лист зовнішніх аудиторів, дають інформацію про потенційні області ризику, хоча багато фірм не мають груп внутрішнього аудиту або ці групи діють в обмеженій кількості областей. Фінансовий директор повинен отримати і вивчити такі звіти, якщо вони є.

17. Аналіз систем контролю. Фінансовий директор повинен провести загальний огляд усього фінансового контролю на основі інформації, отриманої в результаті виконання двох попередніх пріоритетних завдань, а також вивчити функціональні схеми контролю усіх основних облікових і фінансових операцій. В результаті цього мають бути виявлені слабкі місця в системах контролю, які фінансовий директор може усунути.

18. Аналіз страхових полісів. Фінансовому директорові слід найняти юридичну фірму для аналізу усіх діючих страхових полісів, а також оцінки усіх зобов'язань, які можуть зажадати додаткового страхового забезпечення. Оскільки це технічна область, в якій фінансовий директор може бути недостатньо компетентний, виникає необхідність залучення експерта. Фінансовий директор повинен вивчити звіт експерта і внести необхідні зміни в систему страхування.

19. Огляд інших ризиків. Фінансовий директор повинен зустрітися з керівниками інших підрозділів, щоб разом з ними оцінити інші види ризиків, до яких схильна компанія, і розробити стратегію управління рисками компенсуючу кожен з них. Це завдання завершує список пріоритетів, пов'язаних з управлінням рисками. Після цього фінансовий директор може перейти до поліпшення систем звітності.

20. Аналіз доповідей для керівництва компанії. Тепер фінансовий директор повинен мати в розпорядженні достатні попередні знання про діяльність компанії, щоб зрозуміти, чи містять доповіді бухгалтерії і фінансового відділу усю інформацію, необхідну для належного управління компанією. Цілком імовірно, що знадобиться кардинальний перегляд існуючої системи звітності.

21. Аналіз потреб комп'ютерної системи. При складанні нових доповідей для керівництва можуть бути виявлені вади в початкових комп'ютерних системах, наприклад, недостатня місткість пристрою, що запам'ятовує, або неможливість автоматичного збору різних видів основної інформації. Це відповідний момент для оцінки фінансовим директором потреб цих систем і початку їх довгострокової модернізації, якщо це необхідно.

22. Аналіз витрат. Фінансовий директор повинен провести групові і індивідуальні зустрічі з бухгалтерами, а також з більшістю керівників підрозділів, щоб разом з ними детально проаналізувати увесь звіт про прибутки і збитки і розробити короткостроковий і довгостроковий плани зниження витрат.

23. Аналіз фінансової політики. Прибули компанії можуть залежати від прийнятої у фінансовому відділі політики надання кредиту, допустимих варіантів інвестування і питань оподаткування. Фінансовий директор повинен працювати з відповідними відділами (наприклад, з керівником відділу збуту проаналізувати кредитну політику) над розробкою належної політики для їх сфер діяльності.

24. Розробка бюджетного процесу. Пріоритетність бюджету може зрости, якщо фінансовий директор вступає на посаду в середині стандартного бюджетного періоду. Цей процес повинен включати оцінку його ефективності у минулому, його узгодженості із стратегією компанії і його відповідності плану матеріального стимулювання менеджерів. Ключовим аспектом є розробка фінансового плану, щоб фінансовий директор мав уявлення про терміни і об'єм грошових коштів, які можуть знадобитися.

25. Зустріч з кредиторами. Пріоритетність цього завдання може істотно зрости, якщо у момент вступу фінансового директора на посаду компанія зазнає серйозні утруднення. Інакше фінансовий директор повинен спочатку розробити фінансовий бюджет, а потім зустрітися з кредиторами, щоб зрозуміти, як вони можуть допомогти в задоволенні потреб компанії.

26. Зустріч з інвестиційними банками. Підсумком бюджетного процесу повинні стати не лише план отримання кредитів (див. два попередні пріоритетні завдання), але і залучення додаткового капіталу, якщо це необхідно. Разом з інвестиційними банками компанії фінансовий директор повинен визначити стан ринків акцій і вартість залучення додаткового капіталу.

27. Аналіз старіння запасів. Якщо істотну частину активів компанії складають запаси, то фінансовому директорові буде потрібно багато часу на те, щоб фізично вивчити стан запасів, місця їх зберігання, вік і можливе зниження вартості. Ці дії потрібні, оскільки звіти про запаси схильні до шахрайства і пропусків, або вони можуть виявитися значно переоціненими. Коротше кажучи, товарні запаси можуть стати нічним кошмаром для фінансового директора, якщо їх не відстежувати належним чином.

28. Аналіз систем зберігання документів. Останнім по пріоритетності завданням є аналіз систем зберігання документів. Фінансові директори нерідко нехтують цим питанням, проте недбале зберігання документів може викликати серйозні проблеми при проведенні будь-якого аудиту і привести до штрафних санкцій з боку державних органів. Незважаючи на низьку пріоритетність, цей пункт теж заслуговує на увагу.

***

Приведений вище список пріоритетів не повинен породжувати у кого-небудь представлення, що після виконання якогось завдання до неї надалі можна не повертатися. Навпаки, під час виконання кожного пріоритетного завдання можуть бути виявлені додаткові проблемні області, які зажадають додаткової роботи. Крім того, будь-яка система з часом може деградувати, тому вимагає від фінансового директора періодичних перевірок з метою переконатися, що вона функціонує належним чином. Сподіваємося, що новий фінансовий директор виявить, що він знову і знову повертається до цього списку.

Підвищуйте свою професійну кваліфікацію, поєднуючи навчання з роботою, по індивідуальному плану.