Гнучке планування і контроль накладних витрат

Гнучке планування і контроль накладних витрат


Облік і контроль накладних витрат є одним з численних обов'язків менеджера. Від успішності управління накладними витратами залежить собівартість продукції і розмір чистого прибутку підприємства. Одним з інструментів підвищення ефективності використання накладних витрат є їх гнучке планування. Розглянемо його сутності і особливості, а також переваги впровадження гнучкого планування накладних витрат.

Незважаючи на уявну повсякденність поточною планування, його значення дуже велике. Правильним плануванням можна добитися високої ефективності управління ресурсами підприємства, виключення ситуацій фінансової неспроможності, кардинального підвищення фінансового здоров'я і стійкості до економічних потрясінь.

Гнучке планування — це розробка єдиної системи взаємозв'язаних поточних планів, що дозволяє постійно контролювати стан підприємства, терпимої до внесення коректив по ходу діяльності, що є єдиним погодженим приписом і індикатором роботи для усіх відділів фірми.

Один з підводних каменів поточного планування — це накладні витрати підприємства. Входячи в собівартість продукції, накладні витрати можуть сильно спотворити усю реальну картину і привести до ситуації "не так вийшло, як хотілося" — звести до нуля усі зусилля менеджменту із планування прибутку.

Виходом з положення може виявитися гнучке планування. Його застосування забезпечує максимальну відповідність планів і дійсності, сприяє посиленню контролю і полегшує облік витрат виробництва.

Завдання поточного планування полягає у визначенні потреб для успішної роботи і розвитку підприємства впродовж подальшого року, а також розробці ретельного плану діяльності і його документальному оформленні.

Поточне планування включає розробку прогнозу продажів, плану виробництва продукції, плану споживання прямих матеріалів, плану використання прямої праці, плану накладних витрат, розрахунку планованої собівартості продукції, плану витрат на реалізацію і управління, прогнозного звіту про прибуток, плану грошових потоків і прогнозного балансу на кінець періоду. Від якості плану накладних витрат залежатиме якість планованої собівартості, звіту про прибуток, плану грошових потоків і прогнозного балансу.

У плані накладних витрат вказується планований об'єм накладних витрат по видах продукції. Проблема полягає у визначенні розміру накладних витрат і їх розподілі по видах продукції. Накладні витрати залишаються найважче контрольованим видом витрат.

Складність полягає в тому, що накладні витрати є сумою різних, як правило, відносно невеликих витрат, не пов'язаних між собою. Крім того, ці невеликі окремі витрати знаходяться під звітом різних керівників. Нарешті, накладні витрати різні по поведінці: частина з них постійні, частина — змінні, а інші — змішані.

Неправильний облік і неефективний контроль за накладними витратами призводить до небажаних результатів: перевитраті накладних витрат, завищенню і (чи) недооцінці собівартості продукції, що у свою чергу виливається в завищену ціну продукції, зниження конкурентоспроможності підприємства, втрату ринків збуту, зниження прибутку підприємства.

Використання гнучкого плану накладних витрат дозволяє своєчасно виявляти зміни в структурі накладних витрат і вносити корективи в плани підприємства, залежні від цих змін.

Особливості технології гнучкого планування накладних витрат

Розглянемо переваги гнучкого планування накладних витрат по підприємству в цілому на прикладі. Припустимо Компанія А планує випустити в першому кварталі XX року 10 000 одиниць продукції. У кінці кварталу, підводячи підсумку, з'ясувалося, що компанія випустила 9 500 одиниць продукції і реальні витрати відрізняються від планованих (таблиця 1).

Звіт про виконання плану начебто показує, що зі зменшенням обсягу виробництва зменшилися і накладні витрати. Можливо менеджер відділу виробництва навіть гордиться цими результатами, але оцінити істинний стан справ по такому звіту неможливо, оскільки в звіті не показано, якими мають бути накладні витрати для реального об'єму зробленої продукції.

Таблиця 1. Звичайний звіт про виконання плану Компанії А на 31 березня XX року.

 

Реально

За планом

Різниця

Об'єм продукції, одиниць

9500

10000

-500

Накладні витрати:

     

Непрямі матеріали

13500

14000

500

Комплектуючі

9800

10000

200

Електроенергія

19400

20000

600

Амортизація

46000

46000

 

Оренда устаткування

10000

10000

 

Всього:

98700

100000

1300

Подивимося тепер, як зміняться результати аналізу, якщо скласти гнучкий план накладних витрат на перший квартал і звіт по цьому плану.

При аналізі поведінки накладних витрат виявилось, що непрямі матеріали, комплектуючі і електроенергія — це змінні накладні витрати і залежать вони від об'єму випущеної продукції, а амортизація і оренда устаткування — постійні.

В якості базової діяльності для змінних витрат вибрали об'єм продукції. Складений гнучкий план накладних витрат і звіт про його виконання показані в таблиці. 2 і таблиця. 3.

Таблиця 2. Гнучкий план накладних витрат Компанії А на перший квартал XX року.

Планований об'єм продукції

Норматив USD за ед.

10000 ед.

     
 

Рівень виробництва, ед.

       

Плановані накладні витрати:

8000

9000

10000

11000

 

Непрямі матеріали

1,4

11200

12600

14000

15400

Комплектуючі

1,0

8000

9000

10000

11000

Електроенергія

2,0

16000

18000

20000

22000

Амортизація

46000

46000

46000

46000

Оренда устаткування

10000

10000

10000

10000

Всього:

 

91200

95600

100000

104400

Постійні накладні витрати тому і постійні, що їх виникнення ніяк не можна пов'язати з виробництвом саме цього продукту або з якою-небудь діяльністю. Тому при визначенні накладних витрат в цілому по підприємству постійні витрати просто додають до змінних.

Таблиця 3. Новий звіт про виконання плану Компанії А за перший квартал XX року.

Планований об'єм продукції

 

10000 ед.

   

Реально зроблено

 

9500 ед.

   
 

Норматив USD за ед.

Реальні витрати

План на 9500 ед.

Різниця

Накладні витрати:

       

Непрямі матеріали

1,4

13500

13300

-200

Комплектуючі

1,0

9800

9500

-300

Електроенергія

2,0

19400

19000

-400

Амортизація

46000

46000

 

Оренда устаткування

10000

10000

 

Всього:

 

98700

97800

-900

В результаті картина кардинально змінилася: замість економії в $1300 опинилася перевитрата на $900. У гнучкому плані ми порівнюємо реальні результати діяльності і плановані, виходячи з реального обсягу виробництва.

Справа не в тому, щоб викрити менеджера — можливо при аналізі звіту опиниться, що це відмінні результати економії коштів, а в тому, що гнучкий план дає наочніше істинне уявлення про стан речей і це дуже важливо для управління компанією, оцінки ситуації і розробки подальших планів діяльності

Як видно з прикладу, в основі методу лежить розділення накладних витрат по поведінці на змінні і постійні.

Застосування технології гнучкого планування для декількох базових показників

Істотною відмінністю гнучкого плану від звичайного є можливість завдання інтервалу, усередині якого може змінюватися об'єм базового показника, і можливість розрахунку планованого об'єму накладних витрат для будь-якої точки цього інтервалу. Це дуже зручно використати для порівняння планованих і реальних накладних витрат у кінці періоду.

Після закінчення планованого періоду реальні накладні витрати можуть відрізнятися від планованих, причому по різних видах накладних витрат може бути як позитивне сальдо (реальні витрати не перевищили планових), так і негативне сальдо (реальні витрати вищі за планові).

Загальне відхилення за накладними витратами складається з відхилень по змінних і відхилень за постійними витратами. Аналогічно накладним витратам, в процесі діяльності підприємства можуть змінюватися і витрати на прямі матеріали і на заробітну плату основного персоналу.

Отримавши відмінності по матеріалах, праці або накладних витратах, необхідно проаналізувати причини їх виникнення. За ціну прямих матеріалів відповідає керівник по постачанню, за витрату матеріалів і об'єм витраченої праці — менеджер по виробництву, за зміну тарифу заробітної плати — відділ заробітної плати.

У разі суб'єктивності причин появи відхилень у витратах необхідно визначити, під чиєю відповідальністю знаходяться ці причини, посилити контроль в цій області і зробити висновки по подальшій роботі.

У разі об'єктивності причин потрібна корекція планів підприємства відповідно до реальних економічних умов. Усі вищеперелічені відхилення роблять прямий вплив на розмір чистого прибутку підприємства, являючись, по суті, прямими збитками або прибутком від економії.

На підставі початкових даних розраховується гнучкий план накладних витрат, що показує зміни планованої суми накладних витрат залежно від зміни базового показника. Після закінчення терміну, на який планувалися накладні витрати, беруться до уваги реальні накладні витрати підприємства і реальний об'єм базової діяльності. Ці дані є основою для складання звіту про виконання плану накладних витрат.

Істотно, що порівняння фактичного значення тієї або іншої статті накладних витрат порівнюється не з плановим значенням цієї статті накладних витрат, а з розрахунковим значенням, яке виходить шляхом множення фактичного значення базового показника на плановий норматив цього виду накладних витрат.

Такий детальний аналіз дозволяє розділити не лише фактичні і розрахункові значення статей накладних витрат, але також з'ясувати структуру відхилень, тобто за рахунок яких видів продукції сталося відхилення планових значень накладних витрат від фактичних.

На підставі звіту менеджери підприємства з'ясовують причини зміни витрат і визначають якість причин — суб'єктивну або об'єктивну. При об'єктивності причин необхідно внести зміни в плани накладних витрат підприємства в частині нормативу накладних витрат на одиницю базового показника. Окрім цього коригуванню може піддаватися планове значення базового показника.